A governança de projetos é a chave para guiar todos os planos de negócios de uma empresa desde o estágio inicial de planejamento até sua conclusão. Assim, ela é composta por uma série de mecanismos importantes para o sucesso de qualquer projeto.
Todo projeto está sujeito a leis, políticas e regulamentos que buscam garantir bons resultados. E, hoje, infelizmente, não dá para contar só com pessoas executando essas regras, como os gestores e profissionais que atuam na parte mais operacional, por exemplo. Portanto, a única forma de assegurar que o projeto seja realmente guiado conforme os interesses dos stakeholders é por meio da governança de projetos.
Nesse sentido, uma boa governança de projeto é essencial para uma execução eficiente e eficaz. Além de ajudar todos os envolvidos a compreender, monitorar e implementar as políticas e procedimentos necessários para alcançar os melhores resultados.
O que é governança de projetos?
Governança de projetos é o conjunto de processos, leis e costumes que direciona a forma de como um projeto é gerido. De modo que o objetivo é garantir o sucesso dos projetos ao fomentar normas e boas práticas e assegurar que elas sejam executadas.
Ela serve como um guia de apoio para que as ações sejam conduzidas conforme as exigências e regulamentações, evitando riscos como:
- Desvios de estratégia;
- Corrupção;
- Ausência de prestação de contas;
- Falta de cumprimento da legislação.
Ou seja, a governança de projetos vai muito além de auditorias que só são feitas só quando surgem falhas. Ela é necessária justamente para evitá-las.
Benefícios da governança de projetos
Quando o sistema de governança de projetos é implantado de forma adequada na empresa, os benefícios podem ser diversos. Veja abaixo alguns deles:
Evita que os envolvidos ajam de má-fé
É papel da governança criar mecanismos para impedir práticas como: corrupção, nepotismo, mal uso dos recursos, entre outros problemas. Além de garantir também o cumprimento das leis e proteger os interesses dos stakeholders.
Garante a conformidade com a legislação
Outra vantagem da governança é assegurar que os projetos estejam em conformidade com a legislação interna e externa. Assim, é possível evitar problemas jurídicos que podem trazer altos custos para a empresa.
Estrutura processos de prestação de contas
Os stakeholders querem saber se os seus interesses estão sendo levados em consideração no projeto. Nesse sentido, outro benefício é que ela estrutura processos de prestação de contas, permitindo que os envolvidos se mantenham informados sobre todos os dados relevantes.
Ajuda a garantir o sucesso dos projetos
Esse é o objetivo da governança de projetos: garantir o sucesso dos projetos, buscando sempre sustentar a aplicação das boas práticas na execução das ações.
Como fazer governança de projetos utilizando workflows
Para que a governança de projetos seja aprimorada e o uso do workflow gere resultados positivos, é essencial que haja um comprometimento com as boas práticas da gestão de projetos. Confira 5 delas a seguir.
Automatize os processos
Falar em governança de projeto sem listar as ferramentas disponíveis é impossível. É importante contar, por exemplo, com um sistema de gestão que consiga integrar funções administrativas. Assim, ao automatizar processos, o risco da falha humana é reduzido.
Além disso, a automatização também reduz custos, agiliza procedimentos e oferece mais tempo à equipe para se ocupar com as estratégias e não com o operacional.
Use um cronograma realista e viável
A melhor maneira de cumprir com o cronograma do projeto é conferir os dados de planejamentos parecidos já executados. Nesse sentido, é possível obter estimativas mais concretas e alcançáveis em relação ao tempo de cada etapa e seus processos.
Capacite a equipe
É obrigatório que os profissionais de sua empresa sejam treinados e instruídos para terem autonomia para desempenhar seus papéis da melhor maneira.
Realize reuniões constantemente
Mesmo que sejam online, é essencial, principalmente, na gestão de projetos mais longos que todos os profissionais envolvidos estejam alinhados em relação à estratégia definida pelos líderes.
Faça o controle e monitoramento das atividades
O sistema de gestão necessita contar com ferramentas que auxiliem no monitoramento de cada etapa do processo, bem como na avaliação do desempenho dos profissionais responsáveis pelo projeto, claro. Assim, é possível prevenir e diagnosticar crises.
Ao aderir essas ações na governança de projetos, a empresa tende a alcançar os benefícios de uma gestão eficiente. Por isso, investir nesse sistema é crucial para que sua organização se mantenha competitiva no mercado.
Agora que você já sabe o porquê investir na governança de projetos da sua empresa, confira as soluções que o mub tem a oferecer.
