Afinal, o que é workflow? Essa palavra em inglês quer dizer: fluxo de trabalho. Ou seja, é a forma como uma empresa organiza seus processos e atividades do dia a dia, do administrativo ao atendimento ao cliente.
Se na sua empresa os profissionais reclamam de excesso de tarefas e têm dificuldade em colocá-las em ordem, você precisa saber o que é Workflow.
Afinal, todos os processos da sua empresa demandam uma série de tarefas e, por isso, ter um workflow para organizá-las é tão importante.
Se o planejamento de um projeto não for seguido à risca, o fluxo irá se perder, o trabalho não vai ser bem executado e, consequentemente, o objetivo não será atingido. Por isso, adotar um workflow faz toda a diferença para viabilizar o alcance dos resultados.
E se você não sabe ainda exatamente o que é um workflow e como ele pode ajudar no crescimento da sua empresa, fique por aqui! Descubra todos os detalhes neste conteúdo.
O que é workflow?
Como falamos acima, na prática, um workflow é fluxo de trabalho, ou seja, é como as pessoas realizam o trabalho. Portanto, trata-se de uma maneira de fazer com que todas as etapas de uma tarefa sejam concluídas sequencialmente em um diagrama ou lista de verificação.
O workflow é, basicamente, um trabalho fluindo de um estágio para o outro, seja por meio de uma ferramenta, ou por outro processo.
Ele é uma cadeia de tarefas que devem acontecer em uma sequência em sua rotina de trabalho.
Para exemplificar, veja como funciona essa cadeia, na prática, na integração de um novo funcionário. Quando você contrata um novo colaborador, é preciso explicar como a empresa funciona, qual é o papel dele e assim por diante. Esse é o fluxo.
Já em um trabalho de vendas, por exemplo, o fluxo é este: o marketing consegue potenciais clientes; o representante comercial entra em contato com a lead e faz a venda; o setor de cobrança gera o boleto ou link de pagamento para o cliente; o financeiro recebe o pagamento e registra o valor como receita.
Todos esses processos precisam ser monitorados, gerenciados e otimizados do início ao fim, para garantir que sejam eficientes e concluídos com sucesso.
Qual é a diferença entre processos e workflow?
Os processos demandam uma sequência de atividades distribuídas em tarefas e organizadas de maneira coerente. Dessa forma, o objetivo de um processo é assegurar a entrega de algo: seja um produto, serviço, decisão, informação ou qualquer tipo de saída de um cliente externo ou de um funcionário.
A cadeia de processos em uma empresa favorece muito a entrega final e agrega valor ao posicionamento de uma organização no mercado, principalmente, em relação aos recursos utilizados para a sua produção.
Portanto, quanto maior a percepção de valor do cliente, maior tende a ser a lucratividade da empresa. Nesse sentido, analisar, estruturar e melhorar constantemente os processos é uma ótima opção para gerar mais lucros.
É aí que entra o workflow, uma ferramenta que melhora os processos do negócio e, com isso, potencializa os resultados positivos.
Resumindo, o workflow é um conjunto de tecnologias e ferramentas que fazem com que os documentos, informações e atividades sejam conduzidos na sequência adequada para que os funcionários sigam e criem maneiras de facilitar o alcance dos objetivos.
Quais são os objetivos do workflow?
Na verdade, são muitos, mas os principais são:
- Padronizar processos na rotina do trabalho;
- Facilitar a organização entre as equipes e os setores;
- Aumento da eficiência dos processos;
- Diminuição de erros;
- Melhoria na Comunicação interna;
- Redução de gastos;
- Otimização das tarefas.
Com um fluxo de trabalho bem organizado, é possível assimilar o que precisa ser feito, como precisa ser feito e para quem entregar após finalizar uma tarefa.
Assim, ao adotar o workflow, a empresa certamente está buscando reduzir problemas relacionados à gestão de processos, as não-conformidades e aos planos de ação. Isso porque, com o fluxo de trabalho, é possível ter mais clareza, padronização e prontidão.
Além disso, o workflow tem outras finalidades:
- Agilizar, simplificar e trazer mais segurança aos processos;
- Trazer visibilidade e clareza sobre a função de cada profissional de uma equipe;
- Ordenar etapas de maneira eficiente para contribuírem com as tarefas;
- Apresentar indicadores de performance para possibilitar a implementação de planos de ação e melhorias;
- Fornecer recursos para contribuir com tomada de decisões mais assertivas.
Qual é a importância do workflow para a Central de Cadastros de uma empresa?
É fundamental para qualquer empresa utilizar workflow para organizar e padronizar todos os cadastros em uma empresa.
Primeiramente, porque você não vai mais precisar depender de e-mails e planilhas, já que todos os seus fluxos de trabalho estarão centralizados em um único local.
Assim, será possível criar e automatizar processos e requisições facilmente, bem como gerenciar mudanças com a velocidade que a sua empresa precisa.
Ou seja, uma gestão por worflow é capaz de otimizar o tempo de sua Central de Cadastros e aumentar o controle em suas mãos.
Além disso, você também consegue reduzir o trabalho humano durante o processo de cadastro da sua empresa e obter informações de clientes e fornecedores, bem como aplicar regras de padronização de produtos.
Um processo automatizado de verificações pode reduzir em média até 85% o tempo gasto para a realização de um cadastro de materiais, produtos, clientes ou fornecedores.
Um bom cadastro melhora a governança, gera insights de negócios e atende às regulamentações governamentais.
De acordo com o Global Data Management Report de 2020, 85% das empresas afirmam que os dados são os ativos mais valiosos de um negócio.
A automação cadastral com o suporte de workflows oferece outros diversos benefícios:
- Redução de custos com Compras, Estoque e Logística;
- Eliminação de problemas Fiscais e Tributários, e principalmente, autuações em decorrência disto;
- Diminuição do retrabalho;
- Redução do número de erros;
- Maior agilidade nos processos;
- Melhoria da qualidade dos dados;
- Melhoria do compliance.
Benefícios do workflow para as empresas
Como já citamos acima, os mesmos benefícios do workflow para uma central de cadastros também são válidos para qualquer processo da empresa. Veja outras vantagens do fluxo de trabalho para todos os tipos de projetos:
- Diminuição de desperdícios;
- Maior transparência no uso e processamento de informações;
- Aumento da colaboração entre os membros do seu time e do trabalho em equipe;
- Melhoria contínua dos processos.
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