Empresas, instituições e governos usam fornecedores externos para supri-los de bens e serviços necessários às operações ou à produção.
Os fornecedores são um elo integral na cadeia de suprimentos e, apesar da sua importância, muitos líderes simplesmente se esquecem do valor de manter um bom cadastro de empresas.
E é exatamente sobre o cadastro de fornecedores que falaremos neste post.
Continue a leitura!
Qual é a importância do cadastro de empresas?
Os departamentos de compras são responsáveis pela aquisição dos mais diversos tipos de produtos e serviços. No entanto, sempre que se compra algo, dificilmente é possível conhecer todos os fornecedores da região.
Provavelmente os compradores têm acesso a apenas um punhado de fornecedores. Isso significa que, por exemplo, sempre que se precisa de folhas de papel sulfite, recebe preços parecidos, todas às vezes. Dessa forma, não há diversidade e a empresa pode estar perdendo oportunidades de negócios.
É nesses casos que o cadastro de empresas é útil.
Ter à disposição um banco de dados de fornecedores significa que, sempre que for necessário fazer uma nova cotação para folhas de papel A4, poderá ter propostas de mais fornecedores. Isso pode criar mais concorrência, tirando-os da zona de conforto, o que acabará reduzindo os custos de aquisição e garantindo maior diversidade.
4 vantagens para fornecedores cadastrados
O processo de cadastro de empresas ajuda os fornecedores a obter preços competitivos para suas ofertas no mercado. Isso, por sua vez, influencia positivamente sua lucratividade. Portanto, conheça, abaixo, outros benefícios mais comuns obtidos pelos fornecedores:
- Portas sempre abertas para novas cotações, com a oportunidade de rápido crescimento dos negócios dos fornecedores registrados;
- Gestão melhor e de alta qualidade das ordens de compra;
- Facilitação dos preços de cotação e dos custos de compilação de propostas;
- Fornecedores registrados têm mais chances de ganhar uma licitação, RFP (Request for Proposal) ou cotação entre todos os que se candidataram.
Quais são as premissas para o cadastro de fornecedores?
Cada organização possui seus próprios padrões operacionais, que orientam o processo de qualificação de um fornecedor. Algumas processam informações confidenciais ou interagem com clientes de alto perfil, enquanto outras podem lidar com produtos perigosos ou produtos perecíveis, requerendo licenças especiais.
A formação de um cadastro de fornecedores deve atender aos padrões estabelecidos pela empresa e a adesão a esses requisitos deve ser gerenciada (e cobrada) ao longo do relacionamento.
Por que os dados de cadastro são tão importantes?
Em primeiro lugar, os dados de cadastro de empresas são determinantes para as verificações de qualificação dos fornecedores.
Em segundo lugar, os dados de cadastro ajudam as empresas a manter um controle de todos os fornecedores e, ocasionalmente, também de seus suprimentos.
Por fim, os dados desempenham um papel muito importante em todo o procedimento de requisitos de conformidade: são eles que determinam quais empresas farão parte do cadastro.
Além disso, é com o auxílio dos dados fornecidos que as organizações obtêm uma lista estruturada de fornecedores para seus processos licitatórios.
Como fazer a seleção de fornecedores para um cadastro de empresa
A aquisição dos fornecedores é, sem dúvida, uma parte muito significativa. Mas como conduzir esse processo?
O primeiro passo é definir os dados a serem respondidos. E depois do formulário pronto, enviado e respondido, é necessário definir os critérios de seleção. Dessa forma, alguns mais específicos irão variar de empresa para empresa, mas outros você conhece abaixo:
Custo-benefício
Uma consideração importante na escolha de um fornecedor pode ser a acessibilidade. No entanto, fornecedores baratos nem sempre representam a melhor relação custo-benefício.
Se o objetivo é ter confiabilidade e qualidade nos fornecedores é preciso decidir quanto se está disposto a pagar pelos suprimentos. Assim, é importante encontrar um equilíbrio entre custo, confiabilidade, qualidade e serviço.
Velocidade e flexibilidade
Ser capaz de fazer pedidos pequenos e frequentes permite comprometer muito pouco o capital de giro em estoque. Portanto, fornecedores flexíveis ajudam a responder rapidamente às mudanças nas demandas dos clientes e emergências repentinas.
Já se o objetivo for reduzir o tempo que se leva para atender os clientes, os fornecedores que oferecem um serviço de entrega rápida terão uma classificação mais alta do que aqueles que competem em outros fatores – por exemplo, apenas no preço.
Serviço forte e comunicação clara
A comunicação é importante para garantir uma boa relação de trabalho com o fornecedor. Desde o briefing inicial, passando pelo feedback contínuo, o fornecedor deve se comunicar aberta e regularmente.
Estabilidade financeira
Sempre vale a pena garantir que o fornecedor tenha um fluxo de caixa suficientemente forte para entregar o que se deseja, quando é preciso. Dessa forma, uma verificação de crédito ajudará a garantir que eles não falirão quando mais se precisar deles.
4 práticas recomendadas para formulários de registro de fornecedores no cadastro de empresas
A integração do fornecedor significa que sua organização e as empresas de seus fornecedores se familiarizam – informações e expectativas são definidas e aprovadas.
Para um processo tranquilo de cadastro de empresas, é melhor ter em mente:
- Pré-qualifique os fornecedores para evitar fraudes: especificamente para o formulário de cadastro de empresas, isso significa solicitar endereços, certificações e números de registro. Tudo para ter certeza de que a empresa com a qual está fazendo negócios é legítima;
- A comunicação é fundamental: certifique-se de que os colaboradores que irão lidar com as empresas terceiras, bem como os próprios fornecedores, estejam cientes dos prazos, metas e benefícios do processo de cadastro de empresas;
- Seja proativo: seus fornecedores podem não estar tão entusiasmados com seus processos quanto você. Portanto, é importante que seus colaboradores estejam atualizados com todos os detalhes para que possam acompanhá-los. Treinamento adicional também pode ser útil – você deve fornecer um manual de perguntas frequentes (FAQs), tutoriais em vídeo e/ou bases de conhecimento;
- Mantenha simples o formulário de cadastro de empresas: por mais que o processo de integração do fornecedor seja importante e você deva coletar todas as informações necessárias, tente manter o formulário o mais fácil possível.
Para administrar uma organização é essencial ter processos bem estruturados de registro de cada membro. Dessa forma, os fornecedores são peças tão importantes quanto os clientes ou os colaboradores.
Portanto, para manter um relacionamento sadio com os vendedores, organizar bem as empresas envolvidas é fundamental.
Quer receber templates de workflows gratuitos para download, de acordo com as melhores práticas de gestão de cadastros de fornecedores? Clique aqui e baixe agora mesmo!
