O BPM é uma das principais ferramentas para a sobrevivência e prosperidade das organizações no mercado atual. Dessa forma, ele tem ganhado destaque como uma ferramenta que permite às empresas melhorar sua eficiência, qualidade e adaptação às mudanças do ambiente de negócios.
Vale ressaltar que o mercado mundial de BPM foi avaliado em USD 8.8 bilhões, com expectativa de atingir USD 14,4 bilhões até 2025. Ou seja, sustentando um crescimento médio anual de 10.5%, segundo dados do Statista.
Quer saber melhor o que é o BPM, como funciona e quais são seus principais benefícios para uma organização? É sobre isso que falaremos neste artigo. Portanto, continue lendo!
O que são processos de negócio?
Processos de negócio são as atividades que uma organização realiza para atingir determinado resultado e entregar valor aos seus clientes. Dessa forma, um processo determina como e quando o trabalho deve ser feito, além de apontar quem é o responsável pela tarefa.
Alguns exemplos de processos de negócios são:
- Fabricação de produtos;
- Prestação de serviços;
- Gerenciamento de projetos;
- Entrega de produtos;
- Ações de marketing;
- Pós-vendas;
- Gestão financeira, de estoque e de performance.
Esses processos envolvem pessoas, setores e sistemas, podendo ser mais ou menos complexos. Além disso, eles podem ser divididos em subprocessos menores, cada um com suas próprias entradas, saídas, atividades e controles.
A gestão eficiente dos processos de negócio está diretamente relacionada à capacidade de uma empresa atender as necessidades dos seus clientes. Portanto, o uso de soluções como o BPM auxiliam a organização a alcançar suas metas de eficiência, gerenciar riscos e manter a conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis.
O que é BPM?
BPM é a sigla para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócios, em tradução livre. Portanto, o termo refere-se a uma disciplina de gestão que visa otimizar os processos de negócios de uma organização.
Seu objetivo é promover a melhoria contínua dos processos de negócio. Nesse sentido, o BPM parte da premissa que as operações são a base de uma instituição e que elas devem ser aprimoradas continuamente para alcançar resultados cada vez melhores.
Em suma, no Business Process Management, o cliente é colocado no centro dos processos de negócio. Logo, a ferramenta utiliza métodos e/ou tecnologias para modelar e automatizar processos, a fim de que aumentem a produtividade, reduzam custos e melhorem sua qualidade.
E o melhor, o BPM pode ser aplicado em todas as áreas de uma organização, como produção, finanças, vendas, marketing, recursos humanos e outros setores.
O que não é BPM?
Por definição, BPM é uma disciplina que combina diversas práticas e ferramentas para moldar processos e alcançar a eficiência operacional. Portanto, o BPM:
- Não é uma metodologia;
- Não é uma funcionalidade de um sistema;
- Não é um produto ou serviço;
- Não é uma estrutura de negócio.
Qual a importância do BPM no negócio?
O BPM ajuda as empresas a identificar e entender seus processos de negócios. Isso do começo ao fim, ou seja, da entrada à saída da operação. Como resultado, elas conseguem agilizar as operações, eliminar gargalos e desperdícios e aumentar a eficiência.
Vale a pena notar que a implementação do BPM pode trazer resultados significativos para as organizações. De acordo com a BPM Survey Report, 70% das empresas que aderem ao BPM acreditam que essa ferramenta as ajudou a atingir seus objetivos.
Além disso, oferece os seguintes benefícios:
1- Redução de custos
O BPM ajuda a reduzir custos operacionais ao otimizar os processos internos, pois menos recursos serão necessários para realizá-los, minimizando as perdas e desperdícios.
2- Aumento da eficiência
Ao analisar e mapear os processos de negócio, é fácil identificar gargalos e não conformidades. Como resultado, é possível criar planos de ação para eliminá-los rapidamente, resultando em uma maior eficiência operacional.
3- Aumento da qualidade
Com processos bem definidos e monitorados, torna-se possível assegurar a qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes, o que contribui para sua satisfação e fidelização.
4- Transparência
As práticas do BPM permitem processos bem definidos, integrados e monitorados. Com isso, a gestão tem uma visão ampla e correta do funcionamento dos setores da organização.
5- Inovação e melhoria contínua
A melhoria contínua é um dos pilares da cultura BPM. A solução permite que a empresa tenha uma visão clara de seus processos e identifique oportunidades de inovação e aperfeiçoamento, o que pode torná-la competitiva.
Como aplicar BPM no negócio utilizando workflows?
O workflow pode auxiliar na implementação do BPM em sua empresa, pois é uma ferramenta que auxilia os gestores a visualizar melhor os processos como quem é responsável por eles, entradas e saídas, prazos e outras informações relacionadas, bem como gerenciá-los.
Aprenda como implementar BPM em sua organização usando workflow em poucos passos:
1- Selecione a ferramenta de BPM
Faça uma pesquisa e contrate uma ferramenta de BPM que atenda suas necessidades. É importante garantir que ela permita a criação de workflows, além de oferecer recursos de monitoramento processo.
2- Crie workflows
Projete o workflow para cada processo de negócio. Logo, por uma questão de praticidade, essa tarefa pode ser feita usando um sistema de gestão de workflow. Assim, certifique-se de que cada etapa do processo seja clara e que as regras estejam bem definidas.
3- Configure a ferramenta de BPM
Configure a ferramenta de BPM de acordo com o workflow. Bem como, defina as etapas, as regras de negócio, os prazos, as tarefas e os colaboradores responsáveis por cada etapa do processo.
4- Implemente o workflow
É hora de implementar o workflow. Portanto, nessa etapa, é essencial que a equipe esteja preparada para usar a nova ferramenta, pois é ela que orientará a condução dos processos de BPM. Por isso, invista na capacitação dela.
5- Monitore os processos
Monitore o processo (por exemplo, atendimento ao cliente) para garantir que esteja funcionando conforme o planejado e identificar oportunidades de melhoria. Lembre-se: é essencial manter a operação/processo em constante aperfeiçoamento.
O BPM permite melhorar os processos organizacionais, aumentar a qualidade dos serviços prestados e reduzir custos. Logo, ao aplicar essa solução corretamente, aliado ao uso de workflow, é possível ter um entendimento mais claro dos processos internos de uma organização e identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Como resultado, a empresa cresce em eficiência e produtividade.
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