10 abril, 2023

Entenda os benefícios do BPM para a empresa e como implementar

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O BPM é uma das principais ferramentas para a sobrevivência e prosperidade das organizações no mercado atual. Dessa forma, ele tem ganhado destaque como uma ferramenta que permite às empresas melhorar sua eficiência, qualidade e adaptação às mudanças do ambiente de negócios.   

Vale ressaltar que o mercado mundial de BPM foi avaliado em USD 8.8 bilhões, com expectativa de atingir USD 14,4 bilhões até 2025. Ou seja, sustentando um crescimento médio anual de 10.5%, segundo dados do Statista.  

Quer saber melhor o que é o BPM, como funciona e quais são seus principais benefícios para uma organização? É sobre isso que falaremos neste artigo. Portanto, continue lendo! 

O que são processos de negócio?

Processos de negócio são as atividades que uma organização realiza para atingir determinado resultado e entregar valor aos seus clientes. Dessa forma, um processo determina como e quando o trabalho deve ser feito, além de apontar quem é o responsável pela tarefa.   

Alguns exemplos de processos de negócios são:   

  • Fabricação de produtos; 
  • Prestação de serviços; 
  • Gerenciamento de projetos; 
  • Entrega de produtos; 
  • Ações de marketing; 
  • Pós-vendas; 
  • Gestão financeira, de estoque e de performance.

Esses processos envolvem pessoas, setores e sistemas, podendo ser mais ou menos complexos. Além disso, eles podem ser divididos em subprocessos menores, cada um com suas próprias entradas, saídas, atividades e controles. 

A gestão eficiente dos processos de negócio está diretamente relacionada à capacidade de uma empresa atender as necessidades dos seus clientes. Portanto, o uso de soluções como o BPM auxiliam a organização a alcançar suas metas de eficiência, gerenciar riscos e manter a conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis.  

O que é BPM? 

BPM é a sigla para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócios, em tradução livre. Portanto, o termo refere-se a uma disciplina de gestão que visa otimizar os processos de negócios de uma organização.   

Seu objetivo é promover a melhoria contínua dos processos de negócio. Nesse sentido, o BPM parte da premissa que as operações são a base de uma instituição e que elas devem ser aprimoradas continuamente para alcançar resultados cada vez melhores.

 Em suma, no Business Process Management, o cliente é colocado no centro dos processos de negócio. Logo, a ferramenta utiliza métodos e/ou tecnologias para modelar e automatizar processos, a fim de que aumentem a produtividade, reduzam custos e melhorem sua qualidade.

E o melhor, o BPM pode ser aplicado em todas as áreas de uma organização, como produção, finanças, vendas, marketing, recursos humanos e outros setores. 

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O que não é BPM? 

Por definição, BPM é uma disciplina que combina diversas práticas e ferramentas para moldar processos e alcançar a eficiência operacional. Portanto, o BPM:  

  • Não é uma metodologia; 
  • Não é uma funcionalidade de um sistema; 
  • Não é um produto ou serviço; 
  • Não é uma estrutura de negócio.  

Qual a importância do BPM no negócio?

O BPM ajuda as empresas a identificar e entender seus processos de negócios. Isso do começo ao fim, ou seja, da entrada à saída da operação. Como resultado, elas conseguem agilizar as operações, eliminar gargalos e desperdícios e aumentar a eficiência.  

Vale a pena notar que a implementação do BPM pode trazer resultados significativos para as organizações. De acordo com a BPM Survey Report, 70% das empresas que aderem ao BPM acreditam que essa ferramenta as ajudou a atingir seus objetivos.  

Além disso, oferece os seguintes benefícios:  

1- Redução de custos   

O BPM ajuda a reduzir custos operacionais ao otimizar os processos internos, pois menos recursos serão necessários para realizá-los, minimizando as perdas e desperdícios. 

 2- Aumento da eficiência  

Ao analisar e mapear os processos de negócio, é fácil identificar gargalos e não conformidades. Como resultado, é possível criar planos de ação para eliminá-los rapidamente, resultando em uma maior eficiência operacional.  

3- Aumento da qualidade  

Com processos bem definidos e monitorados, torna-se possível assegurar a qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes, o que contribui para sua satisfação e fidelização.  

4- Transparência  

As práticas do BPM permitem processos bem definidos, integrados e monitorados. Com isso, a gestão tem uma visão ampla e correta do funcionamento dos setores da organização.  

5- Inovação e melhoria contínua  

A melhoria contínua é um dos pilares da cultura BPM. A solução permite que a empresa tenha uma visão clara de seus processos e identifique oportunidades de inovação e aperfeiçoamento, o que pode torná-la competitiva. 

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Como aplicar BPM no negócio utilizando workflows? 

O workflow pode auxiliar na implementação do BPM em sua empresa, pois é uma ferramenta que auxilia os gestores a visualizar melhor os processos como quem é responsável por eles, entradas e saídas, prazos e outras informações relacionadas, bem como gerenciá-los.  

Aprenda como implementar BPM em sua organização usando workflow em poucos passos:  

1- Selecione a ferramenta de BPM  

Faça uma pesquisa e contrate uma ferramenta de BPM que atenda suas necessidades. É importante garantir que ela permita a criação de workflows, além de oferecer recursos de monitoramento processo.  

2- Crie workflows  

Projete o workflow para cada processo de negócio. Logo, por uma questão de praticidade, essa tarefa pode ser feita usando um sistema de gestão de workflow. Assim, certifique-se de que cada etapa do processo seja clara e que as regras estejam bem definidas.  

3- Configure a ferramenta de BPM  

Configure a ferramenta de BPM de acordo com o workflow. Bem como, defina as etapas, as regras de negócio, os prazos, as tarefas e os colaboradores responsáveis por cada etapa do processo.  

4- Implemente o workflow  

É hora de implementar o workflow. Portanto, nessa etapa, é essencial que a equipe esteja preparada para usar a nova ferramenta, pois é ela que orientará a condução dos processos de BPM. Por isso, invista na capacitação dela.   

5- Monitore os processos  

Monitore o processo (por exemplo, atendimento ao cliente) para garantir que esteja funcionando conforme o planejado e identificar oportunidades de melhoria. Lembre-se: é essencial manter a operação/processo em constante aperfeiçoamento.
 

O BPM permite melhorar os processos organizacionais, aumentar a qualidade dos serviços prestados e reduzir custos. Logo, ao aplicar essa solução corretamente, aliado ao uso de workflow, é possível ter um entendimento mais claro dos processos internos de uma organização e identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Como resultado, a empresa cresce em eficiência e produtividade.   

Tenha mais flexibilidade e recursos para o melhorar a Gestão de Processos de Negócios com o mub para sua empresa! 

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