O cadastro de produtos é uma etapa obrigatória para todas as empresas que trabalham com a comercialização de produtos. Não é uma tarefa necessariamente complexa, mas dependendo do volume de mercadorias, fazer o cadastro corretamente pode ser um verdadeiro desafio para os gestores.
No artigo mostramos qual é a importância de manter o cadastro de produtos atualizado, e quais são as melhores dicas para a sua empresa otimizar essa prática. Confira!
O que é cadastro de produtos?
O cadastro de produtos nada mais é que o processo de reunir, organizar e registrar informações sobre os produtos. Esse procedimento deve ser aplicado a todos os itens que serão comercializados, seja para modelos de negócio B2B (Business to Business – de empresa para empresa) ou B2C (Business to Consumer – da empresa para consumidor).
O cadastro de produtos é a base da operação de um negócio e consiste em catalogar, classificar e organizar tudo que envolve o processo de produção de uma indústria.
Realizar um cadastro de produtos eficiente assegura informações fundamentais e mais agilidade e segurança para a decisão de compras de materiais e número de produtos que são fabricados.
Além disso, auxilia a indústria no gerenciamento de informações e proporciona transparência e segurança aos processos. Por exemplo, o gestor de produção pode consultar o sistema e saber exatamente a quantidade de itens que o estoque possui e, com base nisso, solicitar ou não a compra de mais.
A importância do cadastro de produtos e como fazer
A importância do cadastro de produtos se estende para diversas áreas de um negócio ou indústria. Afinal, erros no cadastramento podem gerar desperdícios e prejuízos à empresa.
Assim, o cadastro de produtos é muito importante porque ajuda a empresa a manter o controle sobre absolutamente tudo que entra e sai do seu estoque. Mas não é só isso. O registro também pode ser útil para a empresa identificar os produtos que são mais e menos vendidos, manter a classificação tributária correta dos itens e avaliar o retorno de campanhas de marketing.
Por exemplo, suponha a seguinte situação:
Ao consultar o sistema de produtos da indústria, o gestor de compras identificou que determinado item estava abaixo do limite estabelecido pelo estoque e produção. Então, decide comprar a quantidade ideal para superar esse nível.
Porém, depois verifica que tal item foi cadastrado incorretamente. O responsável não colocou a quantidade correta no cadastramento, levando os outros setores da indústria a cometer erros.
Percebeu como é importante padronizar e cadastrar corretamente os produtos do seu negócio?
Desafios no cadastro de materiais e produtos
Uma vez que precisa fazer o cadastramento de todos os seus materiais e produtos, a empresa pode ter que lidar com um grande volume de informações diárias. Portanto, se depender unicamente de mãos humanas, o cadastro e controle sobre as informações pode virar uma verdadeira bagunça.
Nesse sentido, é necessário que a empresa busque formas de mitigar ao máximo as incongruências. Do contrário, será praticamente impossível assegurar dados verídicos e confiáveis em seus registros.
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8 dicas para fazer um cadastro eficiente
Embora envolva um grande volume de informações, fazer o cadastramento de produtos não é uma tarefa difícil. Assim, tudo que a empresa precisa fazer é seguir algumas boas práticas:
1- Delegue a função para um funcionário
Quer mitigar erros no cadastro de produtos? A melhor forma de fazer isso é selecionar um único funcionário para executar a tarefa. Essa é uma dica que garante uniformidade no registro e reduz a incidência de problemas ao fazer o cadastro.
2- Aplique o cadastro mercadológico
O cadastro mercadológico é um método que separa os produtos por famílias, permitindo que o inventário seja feito de forma parcial. Ao fazer o cadastramento, as famílias podem ser selecionadas por tipo de produto, como por exemplo: alimentos, bebidas, produtos de limpeza, entre outros.
3- Separe os itens por categorias
Além do cadastro mercadológico, é importante que a empresa também separe os itens de produtos e matéria-prima por categoria. Isso para agrupar cada um dos produtos de acordo com o seu uso. Com a padronização você terá maior agilidade e assertividade na busca e nas tarefas a serem realizadas.
Aqui, será preciso criar uma categoria específica e definir alguns critérios de avaliação que o item deve cumprir. Por exemplo: Categoria “laticínios refrigerados” (serão acrescentados todos os itens feitos à base de leite e que precisam ser conservados em baixa temperatura).
Você também pode criar subcategorias de produtos ou palavras-chave. Isso possibilita uma organização mais eficaz e promove assertividade no momento da pesquisa com relação à natureza e a característica de cada produto, facilitando na busca dos itens quando for necessário.
4- Use o código de barras
O código de barras é outra forma de garantir um cadastro de produtos eficiente, pois você terá muito mais praticidade no controle de itens e todas as informações necessárias já estarão integradas ao sistema. A sequência numérica do código de barras permite que a empresa registre os itens com dados sobre lote, local de origem, identificação, nome do fabricante, preço, entre outros.
5- Monitore o estoque
Monitorar o estoque também é uma dica importante porque impede que a empresa deixe faltar alguma mercadoria para a venda ou, então, conserve algum item desnecessário e que já perdeu o prazo de validade. O ideal, nesse caso, é contar com ferramentas de gestão.
6 – Contrate um sistema e faça integração de dados
Um sistema de integração de dados, além de garantir a qualidade das informações contribui com a eficiência de todas as áreas da indústria, especialmente o cadastro de produtos. Com ele, os dados ficam integrados e disponíveis para todos consultarem de forma rápida no momento em que precisarem.
Com um sistema para a integração de dados você poderá trabalhar com workflow. O sistema ou software de workflow é uma ferramenta que visa facilitar a gestão dos fluxos de trabalho por meio da automatização. As informações fluem entre diferentes departamentos de acordo com uma hierarquia e regras previamente estabelecidas.
Essa integração oferece muitos benefícios para a empresa gerenciar seus negócios de forma mais rápida, por exemplo, ajuda a aumentar o potencial de receita e reduzir ao máximo os custos operacionais.
7 – Padronize a descrição dos produtos
Para você realizar um bom cadastro automatizado de produtos, é preciso seguir um padrão, criando uma base que possa atender às necessidades específicas de sua empresa.
Portanto, para facilitar todo esse processo, é necessário cadastrar os produtos por níveis, informando todas as particularidades, características e categorias.
Assim, ao cadastrar um item, é preciso garantir que a descrição informada faça sentido e especifique exatamente todas as características relacionadas a ele, sendo que os dados podem variar conforme a categoria do produto ou matéria-prima.
8 – Estruture os processos logísticos
Organizar uma estrutura dentro da sua empresa, vinculando todos os setores, é muito importante, e a parte da logística não poderia ficar de fora.
Essa é uma boa estratégia para evitar que rupturas na produção aconteçam, pois o próprio sistema poderá fazer sugestões em relação à quantidade de itens de produtos que precisarão ser comprados.
Como a tecnologia permite padronizar o cadastro de produtos?
Até pouco tempo, o cadastro de produtos era feito manualmente. Entretanto, hoje a empresa pode recorrer à tecnologia para:
- padronizar as informações,
- reduzir a incidência de erros,
- melhorar a governança sobre os cadastros.
Ao utilizar uma solução que centraliza processos, se integra com qualquer sistema, possui uma base com PDMs e entrega modelos de formulários prontos para preenchimento, a empresa consegue padronizar o cadastro de materiais e produtos e, com isso:
1- Otimizar o fluxo de trabalho
Uma ferramenta de gestão de workflows permite que as tarefas repetitivas do dia-a-dia sejam automatizadas. Dessa forma, o fluxo de trabalho se torna mais ágil, e isso contribui para que a empresa tenha mais tempo e disponibilidade para focar em outras tarefas importantes.
2- Ampliar o controle financeiro
As informações centralizadas no sistema ficam disponíveis para que todos da empresa tenham acesso. Para o controle financeiro, essa integração é ótima. As equipes podem analisar o ROI de todos os produtos e categorias, além de calcular os custos fixos e variáveis de cada produto mais facilmente.
3- Melhorar a gestão do estoque
Ao padronizar e automatizar o cadastro de produtos, a empresa consegue reduzir a incidência de erros e perdas. Isso porque, o sistema entrega visibilidade e informações em velocidade recorde, sendo um ponto positivo para melhorar a gestão do estoque e o controle sobre as necessidades de abastecimento.
A tecnologia automatiza o processo de cadastro de produtos
Ter acesso a uma plataforma para realizar o cadastro de produtos pode garantir inúmeros benefícios para sua empresa. Aumento da eficiência e produtividade e redução de custos são alguns.
O mub — Sistema de Gestão de Workflows — é uma ferramenta que pode facilitar muito a gestão de processos e cadastro de produtos.
Integre a plataforma de Gestão de Workflows com qualquer sistema e centralize seus processos em um único local. O workflow é um método utilizado para organizar o fluxo de trabalho e consiste na disposição e realização das atividades em sequência lógica, preferencialmente de forma automatizada.
Em outras palavras, é o passo a passo mais eficiente e prático para a execução do trabalho dentro da empresa. Com ele, você pode integrar todas as áreas do seu negócio, e quando o assunto é cadastro, poderá contar com as facilidades de Governança e Centrais de Cadastros do mub:
- Cadastro de Materiais, Itens e Produtos.
- Cadastro e Homologação de Fornecedores.
- Cadastro de Clientes.
- Processo de Higienização e Saneamento.
- Cadastro de Funcionários.
Fazer o cadastro de produtos de forma correta não é difícil e é extremamente importante para o funcionamento da empresa. Para que essa tarefa seja feita de modo eficiente, você pode contar com um sistema de workflow para facilitar o trabalho, automatizando cadastro de produtos e acabando com erros que podem gerar prejuízos no seu bolso.
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