Toda empresa gera um fluxo imenso de informações. Esses dados precisam ser devidamente organizados. Um exemplo disso é o cadastro de fornecedores em grandes empresas.
Dessa forma, se essas informações estiverem armazenadas incorretamente, diversos processos internos serão prejudicados, como:
- contabilidade,
- gestão de estoque,
- gestão de pedidos, entre outros.
Em vista disso, a gestão desse cadastro, e dos dados que ele gera, deve ser feita de forma automatizada.
Portanto, não dá para recorrer apenas às planilhas. Pois isso dificulta o acesso à informação e aumenta os riscos de falha.
Para evitar esse tipo de situação, listamos alguns cuidados essenciais para o gerenciamento adequado do cadastro de fornecedores em grandes empresas.
1. Utilizar workflows para gestão de cadastro de fornecedores em grandes empresas
Workflows são fluxos de trabalho. Essa estratégia para gestão de dados facilita a troca de informações entre setores que podem se beneficiar do trabalho conjunto e de informações com a mesma fonte.
Dessa forma, quando falamos de cadastro de fornecedores em grandes empresas, podemos citar vários departamentos que precisarão de informações relacionadas ao trabalho desses fornecedores.
A começar, pelo departamento financeiro.
Ele precisa ser informado sobre a contratação para avaliar a viabilidade ou não desse contrato. Depois, o departamento contábil que necessita de notas fiscais. Por fim, o setor que se beneficiará diretamente do trabalho prestado.
Toda a gestão desse processo, começando pela busca por fornecedores até o pagamento, pode ser feita usando um workflow.
2. Ter modelos prontos/templates
Alguns modelos de documentos, como contratos e guias de trabalho, podem ser padronizados, já que não exigem personalização. De modo que, isso faz com que a contratação dos fornecedores seja mais rápida. Além, de, é claro, reduzir a burocracia envolvida no processo.
3. Organizar e centralizar dados
Quando o assunto é cadastro de fornecedores em grandes empresas, é importante que o empreendimento disponibilize os dados relacionados à contratação para todos os setores envolvidos direta ou indiretamente.
Assim, a centralização de dados pode atrasar tarefas simples, como assinatura de contrato, emissão de notas e pagamento. Prejudicando assim, o trabalho de todos e a experiência do fornecedor.
4. Ter bom relacionamento com fornecedores
O relacionamento com os fornecedores deve ser feito com muito cuidado. De modo que a relação deve ser de respeito sempre.
Por isso, crie um padrão na comunicação utilizada com esses parceiros. Preze sempre pela cordialidade e transparência.
Lembre-se de ser didático com essas empresas. Pois nem todas podem entender os processos internos de forma imediata. E muitos profissionais externos podem ter seu desempenho reduzido apenas porque faltou clareza na comunicação.
5. Fazer compras com mais inteligência
O cadastro de fornecedores em grandes empresas deve esclarecer algo simples. Porém, muitas vezes é ignorado por gestores: contratar um fornecedor é uma forma de investir no empreendimento.
Sendo assim, a contratante deve ter muito cuidado para escolher o fornecedor que entregará sempre o melhor custo-benefício.
Isso não significa escolher sempre o mais barato, já que a falta de qualidade pode causar prejuízos financeiros e de imagem.
Ao mesmo tempo, é preciso que esse tipo de contratação obedeça a critérios, ocorrendo apenas quando necessária, já que representa um custo.
6. Usar ferramentas de tecnologia para uma gestão de cadastro de fornecedores em grandes empresas
O cadastro de fornecedores em grandes empresas, como já mencionado, não deve ser realizado de forma rudimentar, recorrendo a planilhas ou anotações. Isso faz com que essas contratações sejam feitas de maneira descuidada. Ocasionando assim, ruídos de comunicação que geram prejuízos diversos, como contratações inadequadas e falhas no pagamento.
É por isso que o processo de gestão de cadastros dos fornecedores precisa ser automatizado.
Portanto, o uso da tecnologia ajuda a empresa a fazer a contratação de forma segura, rápida, eficiente e transparente.
7. Verificar a saúde financeira do fornecedor
Alguns fornecedores assumem processos inteiros e por muitos meses. Isso faz com que eles acabem tendo um peso muito grande no desempenho do negócio.
Sendo assim, o departamento de compras, ou o setor responsável pela contratação, deve avaliar com muito cuidado a capacidade da empresa contratada entregar o que prometeu. Além de manter suas próprias operações, como o pagamento dos seus funcionários.
8. Avaliar a reputação da empresa contratada
Talvez, a reputação de uma marca no mercado seja o seu maior ativo. Empresas levam anos para construir a sua imagem. De modo que isso também indica que uma reputação ruim não nasceu do dia para a noite.
Logicamente, há reclamações que são infundadas, fruto de falhas na comunicação ou de expectativas elevadas. Por isso, seja realista ao avaliar a reputação de um parceiro.
No entanto, se o número de detratores é muito alto, pode ser que esse fornecedor não deva estar na lista de parceiros para o seu negócio.
9. Medir o quanto o fornecedor é inovador
Trabalhar com parceiros inovadores pode ajudar a sua empresa a ter mais eficiência. E, em alguns casos, também inovar seus processos. Portanto, o cadastro de fornecedores em grandes empresas pode incluir negócios que estejam buscando essa inovação, como startups.
Nesse caso, verifique a capacidade de atendimento da empresa, já que negócios menores podem não ter condições de atender um volume maior de trabalho.
Como vimos, a gestão de cadastros de fornecedores em grandes empresas é um tema que exige cuidado, pois não está ligado apenas ao setor que se beneficiará diretamente da contratação.
Diversos processos internos precisam que esse cadastro esteja devidamente organizado. De modo que gere informações confiáveis e seja acessível a todos os departamentos que precisarão consultar essas informações.
A falta de cuidado no cadastro de fornecedores em grandes empresas tem consequências.
Ela faz com que o negócio contrate parceiros inadequados ou que perca credibilidade junto aos fornecedores. De modo que, contatos e todos os trâmites envolvidos são feitos de forma relapsa, prejudicando a relação entre as partes.
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