Um fluxo de trabalho prático e funcional é uma das ações mais assertivas para garantir uma rotina eficiente dentro da instituição.
Ainda assim, muitos gestores não pensam nos workflows como sendo uma estratégia de otimização do trabalho, o que tende a levar fluxos desorganizados, lentos e complexos, prejudicando a produtividade.
Com isso em mente, trouxemos este artigo para mostrar a importância de um fluxo de trabalho bem estruturado e como fazer isso na sua empresa por meio de 4 dicas práticas. Aproveite a leitura!
O que é fluxo de trabalho?
Fluxo de trabalho ou workflow, é o modo como os processos são realizados dentro de uma empresa. Sendo assim, ele consiste na organização e monitoramento de tarefas, a fim de melhorar a execução dos trabalhos e acelerar o atingimento das metas.
Todos os processos de uma empresa demandam uma série de tarefas diárias. Por isso, criar um fluxo de trabalho é a melhor forma de organizá-las de forma fluida e, com isso, obter os melhores resultados possíveis.
Qual a importância de um fluxo de trabalho bem estruturado?
O objetivo central da criação de um fluxo de trabalho é otimizar processos e tornar a rotina mais fluida. Dessa forma, quando bem estruturado, é capaz de resolver problemas como lentidão no aprendizado, falta de clareza na execução de tarefas e ocorrência de erros repetidos. Mas não é só isso. Também pode:
- Tornar os processos mais eficientes;
- Criar um ambiente de engajamento entre os colaboradores;
- Impedir a reprodução contínua dos mesmos erros;
- Aumentar a qualidade da entrega final;
- Assegurar a agilidade na conclusão de processos;
- Promover a divisão eficaz de tarefas entre a equipe;
- Atuar na redução de custos operacionais;
- Aumentar o nível de satisfação dos clientes;
- Garantir o acesso a dados em tempo real;
- Estimular a cultura da melhoria contínua.
Ter um workflow bem estruturado não só é importante para garantir todos os benefícios acima, como também aumentar a competitividade da empresa.
Dicas para otimizar o fluxo de trabalho
Agora que você já sabe o que é um fluxo de trabalho e qual a sua importância dentro de uma empresa, confira as dicas que separamos para otimizar o seu workflow:
1- Identifique gargalos e mapeie as etapas
Faça uma análise da entrada e saída das tarefas de toda a empresa, a fim de identificar as áreas que estejam sofrendo problemas e gerando gargalos. Para isso, leve em conta o tempo gasto em cada etapa do fluxo de trabalho atual.
Em seguida, faça um mapeamento de todas as etapas do processo e analise o desempenho de cada uma delas. Esse procedimento é fundamental para identificar erros que podem prejudicar o projeto.
2- Padronize operações
A padronização dos processos é uma forma de garantir uniformidade entre as atividades, de forma que haja um padrão a ser seguido pelos colaboradores. Nesse sentido, a melhor maneira de construir essa metodologia é com o apoio de profissionais que atuam no setor, uma vez que eles conhecem as atividades melhor que ninguém.
Outra dica é se atentar ao que as empresas concorrentes estão fazendo para lidar com problemas da mesma natureza, isso pode trazer novos insights.
Além disso, é importante fazer um trabalho de monitoramento para se certificar de que a metodologia estabelecida está sendo seguida.
3- Identifique as causas dos problemas
Para resolver problemas frequentes, é preciso agir em sua causa, não apenas nas consequências. Para isso, é necessário um trabalho de observador sobre cada processo e identificar o que está, de fato, causando essas falhas.
Faça um mapeamento completo dos setores, dessa forma é possível encontrar áreas que apresentam gargalos e desenvolver planos de ação para resolvê-los. Além disso, essa estratégia ajuda a identificar e eliminar atividades redundantes.
4- Monitore e revise os processos
Esse é um serviço que deve ser colocado em prática diariamente. É parte fundamental do trabalho fazer avaliações e observar os locais que necessitam de melhorias.
Nessa etapa, é importante ouvir a opinião dos colaboradores sobre a experiência com o workflow atual, afinal eles têm mais contato com a estratégia. Caso algum passo do fluxo esteja defasado, o gestor e sua equipe podem criar uma ação que funcione melhor.
5- Automatize o fluxo de trabalho
Por fim, faça da tecnologia a sua aliada na construção de um fluxo de trabalho eficiente. Os softwares de automação garantem mais agilidade e assertividade na execução de múltiplas tarefas, então pode ser interessante investir neles.
Além disso, com esses sistemas é possível automatizar tarefas repetitivas e monótonas, o que permite que os colaboradores possam focar em outras atividades importantes.
Outros benefícios da automatização do fluxo de trabalho são as atualizações, que ocorrem em tempo real, bem como a assertividade de informações e redução do trabalho manual.
Para que um fluxo de trabalho supra as necessidades de uma empresa é preciso que ele seja prático e ágil, mas sem perder a assertividade. Assim sendo, todas as empresas, independente do nicho de atuação, precisam criar esse fluxo e se beneficiar.
Por mais que alguns gestores possam encontrar dificuldades na hora de criar um fluxo de trabalho, a tecnologia é uma excelente aliada e pode tornar esse processo muito mais simples por meio da automatização.
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