Empresas de todos os setores enfrentam problemas com gargalos que geram desperdícios e retrabalhos. Portanto, a criação de um Fluxograma de Processo é uma das melhores alternativas para evitar esse tipo de inconveniente.
Assim, se você tem dúvidas sobre o que é e como montar um Fluxograma de Processo, basta continuar lendo o artigo. Então, neste material, trazemos as melhores dicas para fazer essa tarefa de forma simples e prática. Confira!
O que é Fluxograma de Processo?
O Fluxograma de Processo é uma representação gráfica das operações da empresa. Sendo assim, utiliza elementos gráficos para explicar e mapear um fluxo de trabalho. Portanto, seu principal objetivo é tornar o curso das atividades mais simples de compreender e identificar pontos de melhoria.
Graças ao apelo visual do Fluxograma de Processo, ele facilita a compreensão das informações. Assim, o recurso permite enxergar as operações como um todo e identificar gargalos, erros e desvios. Consequentemente, permite um estudo mais aprofundado sobre o caso e condições de propor soluções.
Quando usar o Fluxograma de Processo na empresa
O fluxograma possui uma ampla abrangência. Portanto, pode ser usado em várias situações e para várias finalidades. Abaixo estão os principais momentos em que o uso do instrumento é indicado em uma empresa:
Quais são as etapas e símbolos do Fluxograma de Processo
O fluxograma apresenta símbolos geométricos ligados por um raciocínio lógico, formando um fluxo de informações linear. Dessa forma, esse processo é feito por meio de etapas, cada uma definida por um símbolo específico.
Embora, no total, sejam 28 símbolos, abaixo destacam-se os principais:
| Símbolo | Nome | Quando usar |
|---|---|---|
 | Figura oval ou de pílula | representa o início/fim, é usado no iniciar ou terminar o fluxograma; |
 | Figura retangular | representa um processo, esse símbolo define as etapas fundamentais de cada processo; |
 | Figura esférica | representa um conector. Ele é usado para conectar um ponto a outro no fluxo, mesmo que eles estejam antes dos outros; |
 | Figura de losango | representa uma decisão. Ele indica a necessidade de uma tomada de decisão; |
 | Seta | representa o fluxo da sequência. Conecta os símbolos em sequência, ela indica o sentido das ações do fluxograma. |
Como criar o Fluxograma de Processo em 5 passos
Criar um Fluxograma de Processo não é uma tarefa difícil. Apenas, vai requerer que você preste atenção e cumpra com os seguintes passos:
Escolha do formato
Para começar, você deve escolher a ferramenta em que fará o fluxograma. Existem ferramentas online que disponibilizam modelos personalizáveis. Do mesmo modo, você também pode usar ferramentas como o Word e Powerpoint ou até mesmo papel e caneta.
Listagem das atividades do processo
Em seguida, é hora de fazer uma lista de todas as atividades envolvidas no processo. Dessa forma, o ideal é listar cada etapa, levando em conta como ela é realizada no momento e em como não deveria ser.
Montagem do fluxograma
O próximo passo é fazer o fluxograma. Para isso, use sua lista de tarefas como base e monte o desenho usando o ícone correspondente a cada uma das atividades. Diante disso, lembre-se: é importante que o material final seja claro e de simples compreensão.
Estabeleça a sequência do fluxo
Logo depois, com o desenho montado, deve-se então organizar as informações para que o fluxo fique nítido para todos os integrantes do time. Assim, para fazer isso, use os símbolos de flechas, que tem função de indicar a direção em um fluxograma.
Revise as informações
Enfim, depois que a sequência do fluxo estiver pronta, você deve revisar o modelo e procurar por erros. Portanto, nessa etapa, vale a pena chamar uma pessoa que não tenha participado da montagem para ver se ela consegue entender a proposta. Isso garante que as informações estejam realmente corretas e claras.
Quais erros evitar ao montar um Fluxograma de Processo
Em síntese, para ter acesso a todos os benefícios de um Fluxograma de Processo, é preciso que ele seja feito de forma correta. Sendo assim, é importante se atentar aos principais erros cometidos para conseguir desviar-se deles.
Veja cinco erros comuns, mas que devem ser evitados na criação de um fluxograma de processo:
- Fazer uso incorreto dos símbolos. Por exemplo: usar a caixa de processos (retangular) onde deveria ser a de decisão (losango);
- Usar cores aleatórias no fluxograma, com critério apenas estético;
- Não calcular o espaço para cada caixa. Isso deixa o fluxograma confuso e poluído visualmente;
- Usar símbolos de diferentes tamanhos, o que deixa o resultado final bagunçado e com aparência de desleixo. O mesmo vale para fontes e espaçamento;
- Não consultar os colaboradores e descrever um fluxo de trabalho incoerente com a realidade.
Em suma, como pode ver, o Fluxograma de Processo é uma maneira simples e eficaz de analisar, monitorar e identificar melhorias em processos. Dessa forma, a ferramenta pode ser muito útil para empresas e contribuir significativamente para os resultados, porém é preciso que seja montada da forma correta e respeitando todos os passos acima.
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