Adotar boas práticas de gestão de processos é praticamente um pré-requisito para uma empresa se manter competitiva e alcançar rapidamente seus objetivos.
Com a necessidade de ações cada vez mais rápidas e constantes, as empresas necessitam ajustar seus processos para atender estas mudanças que o mercado exige. Se a organização não tiver processos, a operação fica comprometida, já que não há um padrão de qualidade e pouca perspectiva de melhoria.
Você sabe como ter uma operação padronizada e de alto desempenho na gestão de processos? Saiba como o uso de workflows pode te auxiliar.
O que são workflows?
Os workflows, também conhecidos como fluxos de trabalho, são uma maneira diferente de as pessoas realizarem o seu trabalho. Portanto, podem ser ilustrados como uma série de etapas que precisam ser concluídas sequencialmente em um diagrama ou lista de verificação.
Trata-se de uma ferramenta que visa facilitar a gestão dos fluxos de trabalho por meio da automatização. Isso porque, as informações fluem entre diferentes departamentos de acordo com uma hierarquia e regras previamente estabelecidas.
Existe diferença entre workflow e processo?
Os processos podem ser definidos como atividades realizadas, muitas vezes divididas em tarefas menores que são expostas de forma lógica e ordenada. Já o workflow é a ferramenta que melhora a organização de cada processo de um negócio.
Se preocupar em analisar, modelar e melhorar de forma contínua os processos é uma ótima alternativa para gerar mais lucros. Nesse sentido, o workflow pode ser relacionado aos processos, pois é uma ferramenta que pode aperfeiçoá-los.
O workflow é um método que faz parte da gestão de processos e possui um escopo mais amplo de gestão em uma empresa.
O que é gestão de processos?
A gestão de processos propõe o gerenciamento e otimização dos processos de negócios do início ao fim, a fim de gerar mais valor para o cliente e melhorar o desempenho da empresa, orientando-a para o alcance de seus objetivos estratégicos.
Normalmente, os processos de negócio são multifuncionais e envolvem várias funções e departamentos da organização. Por exemplo, o processo de atendimento ao cliente pode envolver a recepção, o setor de vendas e o pós-venda.
Se uma boa gestão de processos não for feita em sua empresa, ela poderá ficar para trás, pois em um mercado altamente concorrido é preciso adotar práticas estratégicas, alinhadas e padronizadas. Assim, além de garantir diferencial para a organização, assegura a satisfação dos seus clientes.
Vantagens do workflow no gerenciamento de processos
Utilizar o workflows para realizar a gestão de processos pode trazer uma série de benefícios para a sua empresa:
- Melhoria contínua dos processos;
- Aumento da eficiência e eficácia dos processos;
- Redução de custos e diminuição de desperdícios, o que pode fazer uma empresa ter mais saúde financeira;
- Maior transparência no uso e processamento de informações;
- Aumento da colaboração entre os membros do seu time e do trabalho em equipe;
- Identificação e eliminação de gargalos que comprometem o desempenho dos colaboradores;
- Mais clareza e eficácia na comunicação entre os agentes envolvidos no processo.
Ou seja, um software com workflows pode aumentar a produtividade da equipe da sua empresa e trazer redução de desperdícios e custos operacionais.
A tecnologia como aliada na gestão de processos
O uso da tecnologia é fundamental para o desenvolvimento de um workflow de qualidade. Com ela, é possível tornar a comunicação entre os envolvidos nos processos mais transparente e fluida, independentemente de eles pertencerem ou não ao mesmo departamento.
Uma tecnologia pode apoiar o workflow e garantir bons resultados, uma vez que possibilita o monitoramento dos dados dos processos. Além disso, é possível personalizar o workflow de acordo com as necessidades do seu negócio.
O mub – Sistema de Gestão de Workflows centraliza todos os processos de uma empresa e permite a criação de soluções simples para garantir operações do jeito que seu negócio precisa.
Com essa solução, é possível automatizar tarefas repetitivas do dia a dia, e assim garantir o aumento de sua produtividade.
Por exemplo, você pode usar o mub – Sistema de Gestão de Workflows para organizar e padronizar qualquer cadastro/processo em sua empresa. Com isso, é possível se livrar de vez de antigos métodos que não apenas tornam seus processos lentos, mas sua empresa improdutiva, por exemplo, com o uso de planilhas.
Assim, adotar boas práticas de gestão de processos é fundamental para que uma empresa aumente a eficiência de suas operações e reduza custos. O bom é que esse processo pode ser otimizado com o auxílio da tecnologia.
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