Devido a alta demanda, cada vez mais colaboradores assumem funções multitarefas. Isso acaba gerando um efeito contrário ao que a empresa realmente deseja, que é acelerar os resultados, diminuindo a produtividade de toda a equipe. Entretanto, existe um meio de reverter esse cenário: fazendo uma Gestão de Tarefas eficiente.
Neste guia completo sobre o assunto explicamos como você pode fazer o gerenciamento de tarefas do seu time, quais ferramentas podem ajudá-lo nessa prática e muito mais. Boa leitura!
O que é a Gestão de Tarefas?
A Gestão de Tarefas é uma prática que organiza, de forma estratégica, a distribuição das atividades entre a equipe. Sendo assim, essa divisão deve ser justa e estar de acordo com as funções e tempo hábil de cada colaborador.
Além da distribuição das atividades, a Gestão de Tarefas também possibilita que o responsável pelo gerenciamento determine prazos de entrega, monitore o desenvolvimento de projetos e tenha controle sobre cada etapa do fluxo de trabalho.
O principal objetivo da Gestão de Tarefas é otimizar o trabalho da equipe, criando um workflow prático e simples, onde cada membro do time têm mais clareza sobre suas responsabilidades.
A Gestão de Tarefas serve ainda como uma ferramenta para gerenciamento do time e dos processos internos. Afinal, ela facilita a visualização de prazos, metas e etapas de um projeto.
Como fazer uma Gestão de Tarefas
Fazer o gerenciamento de atividades é mais simples do que parece. Dessa forma, tudo que a empresa precisa fazer é cumprir com os seguintes passos:
- Faça o levantamento interno das atividades: aqui é necessário relacionar e enumerar cada uma das tarefas que precisam ser organizadas e distribuídas para a equipe;
- Estabeleça prazos: essa etapa é importante para definir quais atividades são prioridade e quando elas devem ser entregues pelos colaboradores;
- Faça a divisão estratégica das demandas: essa divisão precisa ocorrer de forma estratégica para que cada funcionários receba tarefas pertinentes com seu cargo, habilidades e capacidade de entrega;
- Escolha uma ferramenta online para fazer a gestão de suas tarefas: contar com a tecnologia certa é muito importante, pois a solução pode facilitar (e muito) o gerenciamento.
Ferramentas que ajudam a fazer a Gestão de Tarefas
Para fazer uma Gestão de Tarefas realmente eficiente, é recomendado contar com o auxílio de alguma ferramenta digital. Veja abaixo algumas opções:
Trello
O Trello é provavelmente a ferramenta de Gestão de Tarefas mais famosa do mercado, sendo usada por empresas dos mais variados nichos. É uma ferramenta prática, com interface simples, e que oferece funcionalidades interessantes.
Por meio de cards, que podem ser nomeados conforme necessidade da empresa, é possível dividir, organizar e repassar tarefas para os colaboradores. Além disso, o Trello permite a comunicação interna da equipe dentro da própria plataforma.
Evernote
A Evernote é uma das ferramentas de Gestão de Tarefas mais completas que existem. A plataforma oferece recursos como anotações personalizadas e sincronização da conta, e concentra em um único lugar materiais de diversos formatos.
Além de criar anotações, a plataforma também permite que você capture páginas da web, crie um diário, anexe imagens, documentos, arquivos em PDF, entre outros.
Microsoft OneNote
Como o nome sugere, essa é uma ferramenta da Microsoft que possui a opção de integrar outras ferramentas da marca, como Word, Excel, PowerPoint, entre outros.
Essa integração é um dos grandes diferenciais da ferramenta. Os cards do Microsoft OneNote ainda oferecem a opção de anexar arquivos de mídia, como um vídeo ou imagem, por exemplo.
mub
O mub é uma ferramenta simples, em forma de workflow, que possibilita o gerenciamento de tarefas de forma personalizada. Por meio dele é possível, além de personalizar, executar e gerenciar todos os fluxos de trabalho da equipe em uma única plataforma. E sem a necessidade de ajuda técnica.
Por ser um software totalmente intuitivo, permite ser utilizado para editar, criar e personalizar projetos e processos em minutos. Inclusive, dando visibilidade total aos responsáveis. Dessa forma, é possível acompanhar o status das tarefas e identificar os gargalos com antecedência.
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Metodologias de Gestão de Tarefas
Além das ferramentas, existem algumas metodologias de Gestão de Tarefas que podem ajudar na otimização de tempo na empresa. Confira abaixo as três principais:
- Kanban: essa metodologia consiste em separar a produção em cartões para facilitar o entendimento e a visualização dos processos. Cada cartão tem uma cor e cada cor indica uma fase da execução;
- Scrum: aqui é feita a divisão das tarefas em ciclos mensais, os quais são chamados de Sprints. Além disso, essa metodologia propõe reuniões diárias, a fim de definir as prioridades da semana;
- Lean: o foco é cortar desperdícios de forma progressiva. Ou seja, nessa metodologia, o objetivo é desenvolver continuamente um grupo de ações visando cortar gastos desnecessários.
Como automatizar a Gestão de Tarefas utilizando um sistema de gestão de workflows
Um sistema de gestão de workflows é uma tecnologia no-code/low-code que viabiliza a gestão dos processos da empresa. Por meio dessa solução o gestor pode, por exemplo, definir atividades, monitorar tarefas, inclusive automatizar operações.
A solução possibilita ainda que todos os processos, pessoas e demais sistemas da empresa fiquem conectados em um só lugar. O que melhora o fluxo de trabalho e garante maior produtividade.
Fazer a Gestão de Tarefas é muito importante para otimizar o trabalho na empresa, e contar com o auxílio de uma tecnologia como um sistema de gestão de workflows, pode potencializar ainda mais esse resultado, uma vez que torna o processo mais ágil e minimiza falhas e retrabalhos.
