Toda empresa, independente de seu nicho ou porte, necessita de insumos para operar, os quais são obtidos por meio de acordos comerciais. Porém, encontrar fornecedores confiáveis pode ser um desafio para muitos gestores. Diante disso, torna-se importante entender como fazer uma homologação de fornecedores, e evitar riscos para a empresa.
Sendo assim, a homologação revela-se como um processo que pode ajudar a garantir as melhores condições (prazos, preço e produto). Isso porque, essa etapa é responsável por minimizar os riscos envolvidos nessa transação, por exemplo, a não entrega dos produtos dentro do prazo esperado. O problema é que muitos empreendedores têm dúvidas sobre como homologar fornecedores.
Pensando nisso, preparamos este post para apresentar tudo o que você precisa saber sobre o assunto. A importância do processo de homologação de fornecedores e como aplicá-lo na sua empresa são alguns dos tópicos abordados. Acompanhe!
O que é homologação de fornecedores?
A homologação de fornecedores é o processo pelo qual uma empresa aplica uma série de condições para potenciais fornecedores. Dessa forma, o objetivo dessas exigências é garantir que suas necessidades sejam completamente atendidas, de forma a resultar em um acordo justo para ambas as partes.
Portanto, essa estratégia funciona como uma medida de segurança que garante que o fornecedor cumprirá sua parte no acordo, por exemplo, entregar produtos de qualidade dentro do prazo estabelecido e pelo valor/preço definido.
Visa também assegurar a transparência na relação comercial, de modo a evitar surpresas não esperadas, como a mudança de preço dos insumos ou a não entrega dos produtos na quantidade contratada.
Assim, nota-se que a homologação de fornecedores é um processo que evita dores de cabeça, pois assegura o funcionamento adequado de uma organização.
Qual a importância desse processo para a empresa?
A principal importância da homologação de fornecedores para a empresa é a garantia da segurança. Isso porque essa estratégia visa assegurar, como já dissemos, que o fornecedor selecionado atenderá às expectativas da organização, evitando problemas.
Afinal, mais do que apenas receber os insumos com a qualidade esperada e o prazo estabelecido, uma instituição precisa que o processo seja feito conforme suas necessidades, que são únicas no mercado.
Para esclarecer melhor, destacamos os seguintes benefícios que sua empresa pode obter ao implementar a homologação de fornecedores:
- Redução de custos com inspeções de produtos/matérias-primas, devido ao aumento da confiabilidade no fornecedor;
- Garantia do cumprimento de prazos de entrega;
- Eficiência na produção, já que sua empresa contará com os produtos comprados dentro do prazo estabelecido;
- Estreitamento de um vínculo de confiança entre as partes envolvidas (empresa e fornecedor);
- Redução de riscos, uma vez que há um esforço para assegurar a viabilidade da parceria;
- Aumento da produtividade e da satisfação dos seus clientes, que receberão suas mercadorias dentro do prazo definido;
- Elevação das vendas, já que a empresa terá uma boa credibilidade no mercado.
Passo a passo para fazer a homologação de fornecedores
Agora que você já sabe o que é a homologação de fornecedores e quais os benefícios que essa estratégia pode oferecer a uma empresa, aprenda como colocá-la em prática em 3 passos simples e práticos:
1- Faça a avaliação cadastral do fornecedor
O primeiro passo para a homologação de fornecedores é efetuar a avaliação da documentação fornecida pelo potencial fornecedor. Assim, essa fase tem como objetivo auxiliar o gestor no sentido de verificar se o fornecedor é de confiança, possuindo, por exemplo, informações cadastrais seguras.
Portanto, nessa etapa, avalie se a instituição possui contrato social, inscrição municipal e estadual e qualquer outro documento que o permita dar um passo seguro. Para garantir que essa etapa seja bem concluída, siga as práticas recomendadas para formulários de registro de fornecedores no cadastro de empresas.
2- Analise os riscos envolvidos
Analisar os riscos envolvidos na transação e a reputação do fornecedor no mercado é o próximo passo. Assim, veja se a empresa fornecedora possui credibilidade no mercado e se atua de acordo com valores aceitáveis, por exemplo, agir de modo transparente e dentro da lei.
Busque também realizar uma pesquisa para saber como foi a experiência de outros clientes com o fornecedor que você pensa em homologar. Isso permite que saiba se a empresa possui um bom nome no mercado e se já estabeleceu parcerias com clientes importantes (por exemplo, empresas nacionais e internacionais).
3- Realize a cotação de valores
Por fim, é necessário fazer a cotação de preços e considerar se os valores cobrados estão de acordo com o serviço/produto entregue e o orçamento de sua empresa.
Caso tudo esteja de acordo, você pode homologar o fornecedor e dar início à parceria comercial. Lembre-se, porém, de dar atenção especial ao contrato. É importante que ele seja avaliado com cuidado, de preferência por um profissional especializado, para evitar surpresas, como a mudança de preço do produto/serviço ao longo de sua vigência.
Quais erros evitar na homologação de fornecedores?
Vimos que a homologação de fornecedores é um procedimento necessário para o bom funcionamento da empresa. No entanto, deve-se ter cuidado para garantir que esse processo seja feito corretamente. A seguir, conheça os erros mais comuns para evitá-los:
- Não levar em conta os riscos envolvidos;
- Ignorar sinais de perigo em potenciais fornecedores;
- Não avaliar a saúde financeira da prestadora de serviços;
- Utilizar metodologias ineficazes;
- Deixar para avaliar o fornecedor após a contratação;
- Não levar em conta a capacidade do fornecedor para atender as necessidades de sua empresa;
- Não deixar claro quais são suas imposições e exigências enquanto empresa contratante.
Entenda como o ESG impacta na gestão de riscos da homologação de fornecedores
Hoje é indispensável que as empresas contem com uma estratégia ESG na homologação de fornecedores. Isso se deve ao aumento da terceirização e a maior pressão pública sobre todas as empresas para que sejam transparentes sobre as políticas ambientais, sociais e de governança. Assim, entender quais impactos o ESG gera na gestão de riscos de homologação de fornecedores, é fundamental:
O ESG (ambiental, social e de governança) tem um impacto significativo na gestão de riscos de homologação de fornecedores por várias razões:
- Maior transparência: A implementação de políticas ESG pode fornecer uma visão mais clara e completa dos fornecedores e de seus impactos ambientais, sociais e de governança. Isso permite que as empresas tomem decisões de fornecimento mais informadas, avaliando os riscos potenciais e avaliando a capacidade dos fornecedores de atender aos seus padrões éticos.
- Redução de riscos: Ao avaliar os impactos ambientais, sociais e de governança dos fornecedores, as empresas podem identificar problemas potenciais, como condições de trabalho insalubres ou empresas que não cumpram regulamentos ambientais, e tomar medidas para minimizar ou evitar esses riscos.
- Melhoria da reputação: As empresas que adotam políticas ESG sólidas e praticam a transparência são vistas como mais responsáveis e éticas. Além disso, a escolha de fornecedores que atendam aos padrões ESG pode melhorar a imagem e a reputação da empresa.
- Crescimento de negócios: A implementação de políticas ESG pode ajudar a atrair investidores e consumidores conscientes do meio ambiente e da responsabilidade social, o que pode levar a oportunidades de crescimento de negócios.
Em resumo, a incorporação de considerações ESG na gestão de riscos de homologação de fornecedores pode ajudar a minimizar os riscos potenciais, melhorar a reputação da empresa e até mesmo levar a oportunidades de crescimento de negócios.
A homologação de fornecedores é um processo valioso de gestão de riscos
Com base no que foi apresentado, é possível entender a importância da homologação de fornecedores para o funcionamento eficiente de uma organização.
Trata-se de um processo que ajuda uma organização não apenas a reduzir custos, como também a alcançar rapidamente outros objetivos. Garantir a satisfação dos seus clientes e aumentar as vendas são exemplos. A boa notícia é que essa estratégia pode ser otimizada com o uso da tecnologia.
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