Atualmente, as empresas brasileiras estão correndo contra o tempo para atender aos requisitos da LGPD. Essa urgência se deve ao seguinte ponto: aplicação de multas que podem chegar a 2% sobre o faturamento, caso elas não regularizem suas operações após uma advertência.
Sendo assim, a LGDP, sigla para Lei Geral de Proteção de Dados, define uma série de normas e regras sobre a coleta, o armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados, a fim de resguardar e proteger a privacidade das informações pessoais.
Portanto, para ajudar a sua organização a agilizar a gestão de compliance, preparamos este artigo para explicar como aplicar a LPGD e como é possível utilizar workflows para automatizar o processo.
Boa leitura!
O que é a LGPD?
A LGPD é uma legislação que foi aprovada em 2018 pelo Congresso Nacional Brasileiro, para reforçar a segurança dos dados compartilhados por pessoas físicas ou jurídicas que realizam a coleta, o tratamento e armazenamento de informações pessoais no Brasil.
De modo que a Lei determina que algumas regras e obrigatoriedades sejam aplicadas por essas pessoas, sendo as principais:
- Obter o consentimento explícito dos titulares dos dados;
- Explicar em detalhes qual é o objetivo da coleta das informações;
- Esclarecer como será realizado os procedimentos de coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados;
- Proporcionar liberdade e autonomia para o próprio titular excluir seus dados, caso desejar;
- Adotar medidas preventivas de segurança para impedir o acesso não autorizado e extravio das informações;
- Garantir que todos os envolvidos estejam cientes das regras e princípios da LGPD.
Como aplicar a LGPD na empresa?
Como a Lei determina uma série de regras e obrigações, é necessário que os líderes de negócios sigam um passo a passo para aplicar a LGPD corretamente. Sendo assim, separamos essas etapas em tópicos:
1- Mapear dados pessoais
Os líderes precisam fazer o levantamento de todos os dados pessoais que coleta, armazena, trata e compartilha. Portanto aqui, devem incluir informações de seus clientes, sócios, fornecedores, acionistas, inclusive funcionários. Esse mapeamento pode ser feito em planilhas ou em um próprio sistema de gestão.
2- Analisar processos internos
Além de fazer o mapeamento dos dados, os líderes também precisam verificar como os procedimentos de coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados já estão sendo realizados pelas equipes. Para isso, devem analisar com cuidado seus processos internos, bem como os profissionais responsáveis por administrar essas informações.
3- Validar se os processos estão em conformidade com a LGPD
Será preciso também validar se as operações atuais estão em conformidade com a LGPD, a fim de identificar possíveis irregularidades. Localizou um procedimento de risco? Descobriu uma operação que pode afetar a segurança e privacidade dos dados? Anote todas as brechas para, em seguida, definir as melhores ações corretivas.
4- Definir políticas internas para o bom uso dos dados
Quais métodos são usados para coletar os dados? Como as informações estão sendo armazenadas? Quais pessoas têm acesso, e com quais indivíduos os dados são compartilhados? Os líderes também precisam definir uma política interna para assegurar que os envolvidos estão fazendo bom uso das informações.
Essas normas devem ser de conhecimento de todos, e precisam estar acessíveis para futuras conferências.
5- Treinar e capacitar a equipe
Como requer uma mudança organizacional, será preciso que os líderes capacitem suas equipes para que acompanhem todas as alterações, e para que cada indivíduo reconheça suas responsabilidades acerca da privacidade e o bom uso dos dados.
Assim, o ideal, aqui, é que o treinamento seja feito de tempo em tempo para que as partes se mantenham envolvidas e atualizadas sobre as mudanças.
6- Selecionar um profissional responsável por garantir a conformidade da empresa com a Lei
Mesmo que os colaboradores estejam engajados, é natural ocorrer descuidos com o passar do tempo quanto ao uso dos dados. Por isso, o ideal é que os líderes também selecionem um profissional específico para fazer a gestão de conformidade com a LGPD e garantir o cumprimento de todas as regras.
Nesse caso, deve-se optar por um profissional com boa didática, responsável e que já tenha conhecimento sobre a Lei.
7- Comunicar os titulares dos dados
Outro ponto importante na aplicação da LGPD consiste em comunicar os titulares dos dados para que os mesmos saibam como suas informações serão coletadas, armazenadas, tratadas e usadas posteriormente. Neste informativo também deve constar todas as medidas que a empresa usará para proteger as informações, e como pretende atuar caso se depare com problemas envolvendo dados.
Adaptar-se aos requisitos da LGPD pode ser desafiador se a empresa fizer a gestão de conformidade manualmente. Nesse sentido, o ideal é que conte com tecnologias de ponta que, além de automatizar os processos, proporcionam maior visibilidade sobre a aplicabilidade e o cumprimento das normas.
Como workflows ajudam a automatizar a gestão de conformidade com a LGPD
Workflows são sequências de tarefas que ajudam as empresas a atingirem um determinado objetivo. Dessa forma, na área da tecnologia, trata-se de ferramentas capazes de criar fluxos de trabalhos digitais, ou seja, que conseguem automatizar processos.
Então, ao usar um sistema de workflows, as empresas podem automatizar a gestão de conformidade com a LGPD, uma vez que esse tipo de ferramenta consegue:
- Identificar dados pessoais em diferentes fontes;
- Automatizar a permissão e o consentimento para acesso e uso de dados pessoais;
- Gerenciar os pedidos de acesso, correção e exclusão de dados;
- Realizar auditorias de dados;
- Atualizar as políticas de privacidade para que a empresa se adapte rapidamente às mudanças e atenda aos requisitos da LGPD.
O mub é um Sistema de Workflows que automatiza o processo de Gestão de Conformidade. A ferramenta consegue reunir processos e pessoas e integrar com os demais sistemas da empresa, o que garante aos líderes uma maior visibilidade sobre as operações, além de ajudar a simplificar o gerenciamento de conformidades.
Portanto, não perca tempo para atender os requisitos da LGPD. Agende uma demonstração e teste, na prática, as funcionalidades do mub!
