O onboarding é uma estratégia que os gerentes da empresa podem usar para aumentar o engajamento, a retenção e a produtividade dos funcionários. Dessa forma, como resultado, as organizações podem atingir rapidamente seus objetivos, como satisfazer os clientes e aumentar as vendas.
Quer saber mais sobre essa ferramenta e como implementá-la ao seu negócio? Neste post iremos abordar o que é, benefícios e quais são as melhores práticas de onboarding de funcionários.
O que é onboarding de funcionários?
O onboarding de novos funcionários é o processo de garantir que os novos funcionários tenham as informações, conhecimentos, ferramentas e recursos necessários para se integrarem com sucesso à empresa.
Isso porque os novos contratados precisam de informações sobre o cargo, as tarefas diárias a serem executadas, as expectativas de desempenho e quais os recursos que a empresa dispõe para que possam desenvolver seu trabalho.
Eles também necessitam entender a cultura da organização, a estrutura de liderança e os relacionamentos que se espera que desenvolvam dentro da empresa.
Vale destacar que as instituições costumam confundir a orientação do funcionário com a integração, mas esses são dois processos distintos.
A orientação do funcionário inclui procedimentos administrativos e programas de funcionário, ou seja, faz parte da experiência geral que o processo de integração deve abranger.
Por que investir num processo de onboarding de novos funcionários?
A execução do processo de onboarding é muito importante tanto para novos contratados quanto para empresas. Dessa forma, conheça os principais benefícios que esta prática pode proporcionar:
Aumento do engajamento dos funcionários
Envolver os funcionários nas metas da empresa aumenta a produtividade. Por isso é tão importante fazer o processo de integração, pois aproxima os colaboradores da organização de sua missão e valores.
Diminuição das taxas de rotatividade e turnover
A implementação de um plano de onboarding é o primeiro passo para garantir a melhor adaptação para os funcionários, mostrando que a empresa está disposta a conversar quando necessário, mantendo-os engajados e satisfeitos.
Em vista disso, colaboradores imersos na cultura de uma empresa tendem a permanecer nela por mais tempo, levando-a a ter uma melhor retenção e redução da taxa de turnover ou rotatividade.
Melhora da comunicação interna
A integração/onboarding também possibilita a melhora da comunicação interna, ou entre funcionários e chefes.
Muitas vezes, ao iniciar em uma nova empresa, os colaboradores têm receio de falar ou fazer perguntas, assim, uma recepção bem planejada pode garantir a eles o conforto de que precisam para tirar suas dúvidas e se posicionarem.
Retenção dos melhores talentos
Com um processo de integração eficaz, os novos contratados se sentem mais valorizados e seguros dentro da organização.
Portanto, construir uma base sólida de funcionários satisfeitos pode não só reter talentos, mas atrair os melhores profissionais do mercado para sua empresa.
Consciência do papel a ser desempenhado dentro da empresa
Durante o processo de integração, as empresas podem evitar confusão sobre a função de cada profissional em seu âmbito, esclarecendo o que for necessário para que isso não ocorra.
Com isso, os novos profissionais têm conhecimento sobre suas funções e passam a executá-las de forma a atender as expectativas da organização.
Passo a passo para fazer um processo de onboarding de novos funcionários
Descubra as etapas necessárias para executar de forma eficiente o processo de onboarding de novos funcionários:
Dê as boas-vindas aos novos funcionários
Antes do primeiro dia de trabalho: envie um e-mail de boas-vindas com as informações de que o colaborador precisa para se situar, como:
- Data, horário e local de início do trabalho;
- Instruções sobre estacionamento, horários de almoço, dress code, entre outras que sejam importantes para o dia a dia dentro da empresa;
- Documentos/formulários que devem ser entregues;
- Uma cópia do manual da empresa;
- Informações de acesso.
Organize o ambiente de trabalho do novo colaborador
Mantenha o espaço de trabalho do novo contratado organizado. Por exemplo, separe os materiais, organize a mesa e crie seu e-mail institucional. Com isso, ele se sentirá acolhido e à vontade.
Se for possível, ofereça também um brinde como atitude de boas-vindas. Inclusive, pode ser uma caneca de café, garrafa de água, agenda etc.
Promova uma recepção e faça um tour pela empresa
É fundamental que os novos contratados conheçam a empresa e principalmente sua área/setor de atuação. Assim, se você não puder apresentar a organização aos novos funcionários, designe alguém para recebê-los e realizar essa tarefa.
O melhor é indicar alguém que conheça a empresa e as funções de cada departamento. Isso pode ampliar os horizontes dos novos funcionários e garantir que eles tenham um pensamento sistêmico.
Dê tempo para os novos colaboradores se ambientarem e tirar suas dúvidas
Depois de apresentar a empresa, dê tempo aos novos contratados para se ajustarem ao local de trabalho.
Tente também incentivá-los a tirar suas dúvidas. Por exemplo, perguntas sobre sua função, planos de carreira da empresa, benefícios etc. Este é um momento importante em que todas as coisas possíveis devem ser esclarecidas para que os novos funcionários se sintam seguros e bem-vindos.
Quais melhores práticas de onboarding de funcionários?
Conhecer as melhores práticas de onboarding de novos funcionários é fundamental para implementar com sucesso esta solução em sua empresa. Abaixo, destacamos as principais:
Canais de conhecimento:
manter os funcionários atualizados é ótimo para as empresas, e principalmente para os novos contratados, pois a partir disso eles podem aprimorar sua atuação profissional.
Experiência personalizada:
um onboarding eficaz deve adaptar-se às necessidades de cada colaborador e às suas competências atuais, tendo em conta a função que desempenha, os processos que deve compreender nas primeiras semanas, as prioridades que deve priorizar, etc. Portanto, é importante investir em uma experiência individualizada.
Bom mentor:
o mentor é uma figura importante na integração dos novos colaboradores, pois ele é quem fica responsável por ensinar os principais pontos da organização, dar conselhos e ajudar na execução do trabalho.
Intenções da empresa:
mostre aos seus funcionários que a empresa confia em seu trabalho e que, com base em seus esforços, eles serão recompensados e, potencialmente, promovidos a cargos mais altos dentro da organização.
Inclusão:
prepare sua empresa para receber todos os funcionários, inclusive aqueles com capacidade física limitada. Isso fará com que eles se sintam valorizados no primeiro contato com sua organização, o que pode possibilitar que ela projete uma imagem positiva no mercado e perante os colaboradores.
Tecnologia como aliada:
todo o processo de integração de um novo funcionário pode ser otimizado com o uso da tecnologia. Assim, deixe-a atuar como um facilitador, pois isso pode garantir o alcance de resultados melhores na operação de onboarding.
Como implementar um processo de onboarding de funcionários utilizando workflows?
A implementação de um processo de onboarding de funcionários usando workflows pode ser realizada usando as seguintes etapas:
1- Defina os objetivos do processo de onboarding
Antes de iniciar o processo de implementação, é importante definir claramente os objetivos que você deseja alcançar com o processo de onboarding.
Por exemplo, você pode desejar que todos os novos funcionários recebam informações importantes sobre a empresa, treinamentos básicos e acesso a ferramentas necessárias para desempenhar suas funções.
2- Crie uma lista de tarefas
Com base nos objetivos definidos, crie uma lista de tarefas que devem ser realizadas durante o processo de onboarding.
Por exemplo, a tarefa pode incluir coisas como a apresentação da empresa, treinamentos, configuração de contas de e-mail e ferramentas, entre outras.
3- Desenhe o fluxo de trabalho
Em seguida, desenhe o fluxo de trabalho que descreve a ordem em que as tarefas devem ser realizadas. Portanto, certifique-se de incluir prazos para cada tarefa e quem é responsável por executá-las.
4- Selecione uma ferramenta de workflow
Existem muitas ferramentas de workflow disponíveis que podem ajudar a automatizar o processo de onboarding. Dessa forma, escolha a ferramenta que melhor atenda às suas necessidades e que seja fácil de usar.
5- Configure a ferramenta de workflow
Configure a ferramenta de workflow para que ela siga o fluxo de trabalho que você definiu. Inclusive, certifique-se de incluir todas as tarefas e prazos necessários.
Lembre-se de que o processo de onboarding é uma parte importante do processo de contratação e pode afetar a satisfação do funcionário e a sua eficiência no trabalho.
Portanto, é importante investir tempo e esforço para garantir que o processo de onboarding seja bem-sucedido. Por isso, é essencial que:
6- Teste o processo
Antes de iniciar o processo de onboarding, é importante testar o processo para garantir que ele esteja funcionando corretamente.
7- Inicie o processo
Quando tudo estiver pronto, você pode iniciar o processo de onboarding. Entretanto, certifique-se de monitorar o processo e fazer ajustes, se necessário.
Conhecer as melhores práticas de onboarding de funcionários é fundamental para que sua empresa integre efetivamente novos colaboradores em seu ambiente e, assim, atinja seus objetivos agilmente. Dessa forma, aumento da eficiência e das vendas, boa cultura organizacional e alinhamento de propósitos são exemplos.
As soluções da Mub podem ajudar a sua empresa a implementar de forma eficiente as práticas de onboarding de funcionários. Portanto, solicite uma demonstração agora mesmo e aproveite tudo que essa solução pode oferecer!
