13 março, 2023

Conheça as melhores prática de onboarding de funcionários

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O onboarding é uma estratégia que os gerentes da empresa podem usar para aumentar o engajamento, a retenção e a produtividade dos funcionários. Dessa forma, como resultado, as organizações podem atingir rapidamente seus objetivos, como satisfazer os clientes e aumentar as vendas.  

Quer saber mais sobre essa ferramenta e como implementá-la ao seu negócio? Neste post iremos abordar o que é, benefícios e quais são as melhores práticas de onboarding de funcionários. 

O que é onboarding de funcionários? 

O onboarding de novos funcionários é o processo de garantir que os novos funcionários tenham as informações, conhecimentos, ferramentas e recursos necessários para se integrarem com sucesso à empresa.  

Isso porque os novos contratados precisam de informações sobre o cargo, as tarefas diárias a serem executadas, as expectativas de desempenho e quais os recursos que a empresa dispõe para que possam desenvolver seu trabalho.  

Eles também necessitam entender a cultura da organização, a estrutura de liderança e os relacionamentos que se espera que desenvolvam dentro da empresa. 

Vale destacar que as instituições costumam confundir a orientação do funcionário com a integração, mas esses são dois processos distintos.

A orientação do funcionário inclui procedimentos administrativos e programas de funcionário, ou seja, faz parte da experiência geral que o processo de integração deve abranger.  

Por que investir num processo de onboarding de novos funcionários? 

A execução do processo de onboarding é muito importante tanto para novos contratados quanto para empresas. Dessa forma, conheça os principais benefícios que esta prática pode proporcionar:  

Aumento do engajamento dos funcionários   

Envolver os funcionários nas metas da empresa aumenta a produtividade. Por isso é tão importante fazer o processo de integração, pois aproxima os colaboradores da organização de sua missão e valores.  

Diminuição das taxas de rotatividade e turnover   

A implementação de um plano de onboarding é o primeiro passo para garantir a melhor adaptação para os funcionários, mostrando que a empresa está disposta a conversar quando necessário, mantendo-os engajados e satisfeitos.   

Em vista disso, colaboradores imersos na cultura de uma empresa tendem a permanecer nela por mais tempo, levando-a a ter uma melhor retenção e redução da taxa de turnover ou rotatividade.   

Melhora da comunicação interna   

A integração/onboarding também possibilita a melhora da comunicação interna, ou entre funcionários e chefes.   

Muitas vezes, ao iniciar em uma nova empresa, os colaboradores têm receio de falar ou fazer perguntas, assim, uma recepção bem planejada pode garantir a eles o conforto de que precisam para tirar suas dúvidas e se posicionarem.   

Retenção dos melhores talentos   

Com um processo de integração eficaz, os novos contratados se sentem mais valorizados e seguros dentro da organização.    

Portanto, construir uma base sólida de funcionários satisfeitos pode não só reter talentos, mas atrair os melhores profissionais do mercado para sua empresa.  

Consciência do papel a ser desempenhado dentro da empresa   

Durante o processo de integração, as empresas podem evitar confusão sobre a função de cada profissional em seu âmbito, esclarecendo o que for necessário para que isso não ocorra.   

Com isso, os novos profissionais têm conhecimento sobre suas funções e passam a executá-las de forma a atender as expectativas da organização. 

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Passo a passo para fazer um processo de onboarding de novos funcionários 

Descubra as etapas necessárias para executar de forma eficiente o processo de onboarding de novos funcionários: 

Dê as boas-vindas aos novos funcionários

Antes do primeiro dia de trabalho: envie um e-mail de boas-vindas com as informações de que o colaborador precisa para se situar, como:  

  • Data, horário e local de início do trabalho; 
  • Instruções sobre estacionamento, horários de almoço, dress code, entre outras que sejam importantes para o dia a dia dentro da empresa; 
  • Documentos/formulários que devem ser entregues; 
  • Uma cópia do manual da empresa; 
  • Informações de acesso. 

Organize o ambiente de trabalho do novo colaborador 

Mantenha o espaço de trabalho do novo contratado organizado. Por exemplo, separe os materiais, organize a mesa e crie seu e-mail institucional. Com isso, ele se sentirá acolhido e à vontade. 

Se for possível, ofereça também um brinde como atitude de boas-vindas. Inclusive, pode ser uma caneca de café, garrafa de água, agenda etc.   

 

Promova uma recepção e faça um tour pela empresa

É fundamental que os novos contratados conheçam a empresa e principalmente sua área/setor de atuação. Assim, se você não puder apresentar a organização aos novos funcionários, designe alguém para recebê-los e realizar essa tarefa.  

O melhor é indicar alguém que conheça a empresa e as funções de cada departamento. Isso pode ampliar os horizontes dos novos funcionários e garantir que eles tenham um pensamento sistêmico. 

Dê tempo para os novos colaboradores se ambientarem e tirar suas dúvidas  

Depois de apresentar a empresa, dê tempo aos novos contratados para se ajustarem ao local de trabalho.  

Tente também incentivá-los a tirar suas dúvidas. Por exemplo, perguntas sobre sua função, planos de carreira da empresa, benefícios etc. Este é um momento importante em que todas as coisas possíveis devem ser esclarecidas para que os novos funcionários se sintam seguros e bem-vindos. 

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Quais melhores práticas de onboarding de funcionários? 

Conhecer as melhores práticas de onboarding de novos funcionários é fundamental para implementar com sucesso esta solução em sua empresa. Abaixo, destacamos as principais:   

Canais de conhecimento:

manter os funcionários atualizados é ótimo para as empresas, e principalmente para os novos contratados, pois a partir disso eles podem aprimorar sua atuação profissional.   

Experiência personalizada:

um onboarding eficaz deve adaptar-se às necessidades de cada colaborador e às suas competências atuais, tendo em conta a função que desempenha, os processos que deve compreender nas primeiras semanas, as prioridades que deve priorizar, etc. Portanto, é importante investir em uma experiência individualizada.   

Bom mentor:

o mentor é uma figura importante na integração dos novos colaboradores, pois ele é quem fica responsável por ensinar os principais pontos da organização, dar conselhos e ajudar na execução do trabalho.  

Intenções da empresa:

mostre aos seus funcionários que a empresa confia em seu trabalho e que, com base em seus esforços, eles serão recompensados e, potencialmente, promovidos a cargos mais altos dentro da organização.  

Inclusão:

prepare sua empresa para receber todos os funcionários, inclusive aqueles com capacidade física limitada. Isso fará com que eles se sintam valorizados no primeiro contato com sua organização, o que pode possibilitar que ela projete uma imagem positiva no mercado e perante os colaboradores.  

Tecnologia como aliada:

todo o processo de integração de um novo funcionário pode ser otimizado com o uso da tecnologia. Assim, deixe-a atuar como um facilitador, pois isso pode garantir o alcance de resultados melhores na operação de onboarding. 

Como implementar um processo de onboarding de funcionários utilizando workflows? 

A implementação de um processo de onboarding de funcionários usando workflows pode ser realizada usando as seguintes etapas:  

1- Defina os objetivos do processo de onboarding   

Antes de iniciar o processo de implementação, é importante definir claramente os objetivos que você deseja alcançar com o processo de onboarding.  

Por exemplo, você pode desejar que todos os novos funcionários recebam informações importantes sobre a empresa, treinamentos básicos e acesso a ferramentas necessárias para desempenhar suas funções.  

2- Crie uma lista de tarefas   

Com base nos objetivos definidos, crie uma lista de tarefas que devem ser realizadas durante o processo de onboarding.  

Por exemplo, a tarefa pode incluir coisas como a apresentação da empresa, treinamentos, configuração de contas de e-mail e ferramentas, entre outras.  

3- Desenhe o fluxo de trabalho   

Em seguida, desenhe o fluxo de trabalho que descreve a ordem em que as tarefas devem ser realizadas. Portanto, certifique-se de incluir prazos para cada tarefa e quem é responsável por executá-las.  

4- Selecione uma ferramenta de workflow   

Existem muitas ferramentas de workflow disponíveis que podem ajudar a automatizar o processo de onboarding. Dessa forma, escolha a ferramenta que melhor atenda às suas necessidades e que seja fácil de usar.  

5- Configure a ferramenta de workflow   

Configure a ferramenta de workflow para que ela siga o fluxo de trabalho que você definiu. Inclusive, certifique-se de incluir todas as tarefas e prazos necessários.  

Lembre-se de que o processo de onboarding é uma parte importante do processo de contratação e pode afetar a satisfação do funcionário e a sua eficiência no trabalho.   

Portanto, é importante investir tempo e esforço para garantir que o processo de onboarding seja bem-sucedido. Por isso, é essencial que:   

6- Teste o processo   

Antes de iniciar o processo de onboarding, é importante testar o processo para garantir que ele esteja funcionando corretamente.  

7- Inicie o processo   

Quando tudo estiver pronto, você pode iniciar o processo de onboarding. Entretanto, certifique-se de monitorar o processo e fazer ajustes, se necessário.
 

Conhecer as melhores práticas de onboarding de funcionários é fundamental para que sua empresa integre efetivamente novos colaboradores em seu ambiente e, assim, atinja seus objetivos agilmente. Dessa forma, aumento da eficiência e das vendas, boa cultura organizacional e alinhamento de propósitos são exemplos.   

As soluções da Mub podem ajudar a sua empresa a implementar de forma eficiente as práticas de onboarding de funcionários. Portanto, solicite uma demonstração agora mesmo e aproveite tudo que essa solução pode oferecer! 

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