A análise de dados sempre foi fundamental no dia a dia das empresas, mesmo antes do uso de poderosas ferramentas de Big Data. Contudo, muitos gestores de negócios esquecem da importância de cuidar de suas bases de informações, garantindo que elas sejam confiáveis. É por isso que precisamos falar de saneamento de cadastros.
O saneamento de cadastro é uma exigência do SPED, iniciativa que tem como objetivo a digitalização de processos fiscais e contábeis e é usada pelos governos municipais, estaduais e pelo governo federal no acompanhamento dessas informações.
No entanto, a necessidade do saneamento de cadastros vai para além da obrigação do SPED.
Esse mecanismo torna os processos contábeis e fiscais mais seguros e ajuda a reduzir riscos empresariais, como veremos neste artigo.
O que é saneamento de cadastros?
Toda empresa tem uma base cadastral com dados dos seus clientes, que é usada por diferentes setores, como o marketing, vendas e, claro, a contabilidade.
Quando os dados cadastrados estão incorretos, os departamentos ficam impedidos de desempenharem suas ações adequadamente.
Empresas com muitos anos de mercado, com uma base muito grande de clientes, precisam de um sistema de saneamento de cadastros adequado. Caso contrário, elas trabalharão com dados incorretos, o que tende a gerar uma série de problemas.
Um outro exemplo de base de cadastros que deve ser gerenciada adequadamente é a base de fornecedores. Encontrar o fornecedor adequado, além de gerenciar corretamente orçamentos, contratos e notas é fundamental para o sucesso desse tipo de parceria.
A base de produtos também pode fazer parte do processo de saneamento de cadastro. Isso torna mais fácil o trabalho do setor de compras, além de contribuir para o controle de estoque.
Como fazer o saneamento de cadastro?
O primeiro passo para conseguir fazer o saneamento de cadastros é garantir o acesso à base de dados. Normalmente, é nessa etapa que algumas empresas percebem que existe um grave problema: o armazenamento inadequado de informações.
Seja pela falta de um backup ou pela dificuldade de acesso, encontrar registros mais antigos acaba sendo um problema para o time de TI.
Identificada a base de dados, é hora de buscar validar esses registros, verificando se as informações registradas estão corretas. Em muitos casos, a empresa percebe que sua lista de fornecedores está completamente obsoleta ou que existem muitos erros nos cadastros dos clientes.
Alguns dados podem ser enriquecidos com mídias, como fotos ou arquivos digitais, contratos e notas fiscais. Isso ajuda a contar a história daquele cadastro com a empresa.
Com esses dados, a pessoa que tiver acesso a essa base de dados consegue encontrar mais do que uma linha preenchida em uma planilha. Dessa forma, as informações ajudam, de fato, na rotina de trabalho.
Contudo, é comum que muitos cadastros se mostrem inutilizáveis. Limpar essa base de dados é algo importante, pois mostra à empresa um cenário real em relação aos cadastros de clientes, fornecedores e produtos, ajudando os gestores a tomarem decisões mais realistas.
Quais os principais erros no saneamento de cadastros?
Um erro comum é não automatizar essa tarefa, ou automatizá-la de forma inadequada. Assim, devido ao grande volume de dados, é impossível fazer o saneamento de cadastros usando apenas planilhas.
É, portanto, preciso um sistema que consiga adicionar novos dados à base de cadastro automaticamente. Por isso, é importante investir em soluções que possam ser integradas a outros sistemas usados pela empresa.
Ademais, a limpeza dos dados precisa ser criteriosa, garantindo que os registros estejam em conformidade com as necessidades da companhia e com as exigências legais dos órgãos que fiscalizam essas informações.
Outro erro é subestimar a segurança e a proteção dessas informações. Dados sensíveis são de responsabilidade da empresa, que poderá ser acionada judicialmente em caso de vazamentos que prejudiquem os usuários.
A necessidade de um sistema de backup automatizado também é importante, impedindo que a empresa perca essas informações em caso de falhas em seus computadores ou sistemas.
Por isso, internalizar o processo de ajuste do saneamento de cadastros pode ser um grave erro para a empresa. Assim, por não ter expertise nessa tarefa, a companhia tende a levar muito tempo para concluir a ação em um processo de saneamento pouco eficaz.
Outra possibilidade é criar fluxos pouco eficientes que, na prática, não ajudam a gerenciar os dados de forma eficiente. Dessa forma, o ideal é terceirizar essa ação, contratando empresas e soluções especializadas em saneamento de cadastros.
Quais as consequências de não fazer o saneamento de cadastro corretamente?
A falta de cuidado com o saneamento de cadastros pode levar o setor de contabilidade a cometer erros relacionados à emissão de notas e gerenciamento desses documentos. Assim, isso aumenta a incidência de retrabalho, o que torna a conclusão das tarefas desse setor mais longa, trabalhosa e pouco confiável.
Conforme já citamos, o saneamento de cadastros é uma exigência para o SPED, então, falhas no gerenciamento desses dados podem prejudicar as entregas das obrigações fiscais da empresa, gerando atrasos e multas.
Além disso, sem uma base de dados adequada, a empresa fica impedida de fazer análises nesses cadastros, obtendo deles insights que poderiam ser úteis na elaboração de novas estratégias.
O saneamento de cadastros deve seguir boas práticas de governança
Como vimos, o saneamento de cadastros atende a uma necessidade contábil das empresas. Por isso, deve ser feito obedecendo às boas práticas de governança exigidas pelos órgãos fiscalizadores.
Ao mesmo tempo, esse processo exige soluções eficientes, adequadas à análise de dados das empresas, cada vez mais complexas, com o avanço das possibilidades de uso de tecnologias Big Data.
É por isso que muitas empresas escolhem o MUB – Sistema de Gestão de Workflow para ajudá-las na hora de aperfeiçoar o saneamento de cadastros de clientes, fornecedores e colaboradores.
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